文：易斌 | Easy Selling 銷售賦能中心 院長
上一篇文章【很多人問我，銷售團隊會議究竟能干啥】，我從不同維度闡述了團隊會議的五大功效，分別是“收心、共識、激勵、解難、賦能”。今天，我們繼續談“開會”，聚焦談談哪些行動策略可以讓團隊會議更加高效高能？我們可以分別從會前、會中、會后三個階段進行闡述。
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凡事預則立不預則廢，會前的“計劃性”最為重要。
首先，會議數量不在多，而在于有規劃、有節奏。
開會確實能解決很多的問題，但也是一件很高成本的管理活動。縱觀團隊中的各種大小會議，無外乎可分為兩種：一種是過程導向會議，一種是任務導向會議。
過程導向會議的典型特征是定期舉行、例行性召開、以信息分享為主，如部門內部的晨會夕會、周會月會、和下屬的一對一績效輔導面談會議、定期的工作總結與計劃會議等等。
這種會議要有節奏的舉行，不能心氣來潮時就開，心情低落時就不開。管理者可以借助此類過程導向會議，把團隊的管理思想與行動方向進行貫徹與共識。
而任務導向會議的典型特征是不定期舉行，是基于突發的問題來尋求解決方案的會議。一般來說，過程導向會議可以解決團隊中80%的問題，剩下20%的問題就要靠任務導向會議來解決。
其次，會議前的準備要充分，忌“臨陣磨槍”。
“頭腦風暴”是我們在會議中常見的一種團隊共創環節。但如果與會者對于會議議題沒有提前思考和準備，而是頭腦一片空白地參與到會議討論中，最終的輸出成果質量也就無從保證。
尤其是作為會議核心的團隊管理者，更是應該在會議前就對會議議題要有研究、有主張、有方案、才能在會議中充分“駕馭”與會成員的不同觀點，最終導向高質量的共識成果。
比如說，要舉行一個銷售漏斗分析會議，管理者就要事先獲取團隊的銷售績效數據，對于做得好的以及不足的地方進行重點標注，提前準備好對團隊的期望與要求，然后再胸有成竹地參與到會議中。
好的會前準備還包括有清晰的會議議程、明確的會議議題、對參會人員的會前“作業”布置、做好會議組織者的角色分工等等。
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接下來，對“會議中”的管理也極為關鍵。要把一次團隊會議的組織當成一次項目管理，讓各個環節目標導向，有序推進。
會議開始時的“儀式感”一定要有，而且不可或缺。
什么是“儀式感”？就是讓人覺得這是一個不尋常的時刻，讓人不由自主地被吸引到，愿意主動參與，而且印象深刻。試想一下，大家稀稀拉拉地走進會議室，頭腦里還是充斥著會議室外面的各種事務紛擾。要想讓大家快速進入到參會狀態，有儀式感的開場環節就能起到這樣的“頻道轉換”作用。
比如說，大家全體起立，誦讀一段企業文化與價值觀文案；又比如說，大家一起做一段簡單的健身操或小游戲；再或者，主持人對上臺發言者的一段用心良苦且幽默風趣的“出場引薦”，都會讓與會人員“提神醒腦”，繼而能身心合一地投入會議之中。磨刀不誤砍柴工，好的“儀式感”開場，就是好的參會狀態的充分保障。
會議中，“誰來唱主角”也是個很有學問的安排。
我見過不少的“勤奮型”管理者，會議從頭到尾，基本都是他一個人的“秀場”與“一言堂”。這樣的會議，雖不會有紕漏，但也不會有“共識”。
但也有一些“懶政”的管理者，在會議上把更多的表現機會給到下屬，鼓勵下屬代替管理者進行數據和政策解讀，鼓勵下屬多站在管理者的角度思考和分析問題。然后管理者在聆聽到更多不同視角的聲音后，才會說出自己的觀點，做出最終的決定。這樣的會議，雖場面上有些“放任”，但卻能收放自如，集思廣益。
我們常說：強將手下無弱兵。現在看來也不盡然。主管如果表現太強了，事事都要擼起袖子親自上陣，底下的人也就沒有了表現的機會。而反倒是那些愿意給機會讓下屬唱主角的管理者，才能真正培養出一支既有自信心又有戰斗力的好團隊；
除了以上兩點，會議中的“做筆記”應該成為一種“標配”。
現在的多數人，講得多，記得少，有行動的更是寥寥可數。尤其是在會議上，大家你一言我一語，說過了，但如果沒有記下來，沒過多久就會忘記的一干二凈。下次再開會，講過的話再講一遍，表過的態再表一遍，如此反復，會議也就變得低效和無趣了。
“好記性不如爛筆頭”，我們特別強調，會議中一定要設一名“會議記錄員”，不是要去記那些大家發言的“流水賬”，而是實時地記錄住會議中形成的重要共識與做出承諾的行動計劃。會議的有效性恰恰也在于會議中輸出了多少后續可以跟進與檢查的“行動計劃共識”。
作為會議的主持人，此時需要做到的就是控制住會議的節奏，但凡有需要被記錄的“共識”出現，就要及時地當眾重復這個“共識”，并提醒會議記錄員進行實時記錄。
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最后，我們來關注“會議后”的執行策略。有頭有尾，才是完美。首尾相接，方為閉環。
會議后最緊要的事情就是輸出“會議紀要”。
注意，是“會議紀要”而不是“會議記錄”。會議紀要不在乎行文長短，而在于簡明扼要，富有真知灼見。“會議記錄員”應該負責盡快地整理好會議紀要，發送給與會的所有人員，并抄送給相關的上級領導。管理者也應及時查閱會議紀要，確保其內容的真實性、準確性和全面性。
另外，會議后的Follow Up也極為關鍵。
我們常說，沒有后續跟進的行動計劃都是“耍流氓”。根據會議紀要中列明的各項行動計劃與相關責任人，大家分頭付諸行動，以目標為導向，并做好過程中的檢查與糾正。下一次會議，應該設立對上期會議中行動計劃執行結果的檢視環節。只有這樣，才能真正做到言行一致，有擔當，有進步。
— 結語 —
不懂開會，就不是好的管理者。管理者無法避免開會，但是可以讓開會變得更加有成效。以上的行動策略，不僅適用于銷售團隊，也適用于所有的職能型組織。
2022年，讓我們在高效會議中大踏步前進吧！
關于作者：易斌，Easy Selling 銷售賦能中心 院長，國際銷售績效改進研究院（中國）合伙人，為眾多世界五百強及中國標桿企業提供銷售業績改進咨詢服務。
關于我們：Easy Selling 銷售賦能中心于2014年在廣州成立，專注于為中國企業提供銷售人才培養以及銷售業績改進的培訓和咨詢服務，也是國際銷售績效改進有限公司（研究院）中國區的戰略合作伙伴。
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