市場上檔案管理系統(tǒng)五花八門，有的基于當前的OA系統(tǒng)基礎(chǔ)，有的基于內(nèi)容管理為基礎(chǔ)，有的基于網(wǎng)站開發(fā)基礎(chǔ)，有的專業(yè)的文檔管理為基礎(chǔ)，大多數(shù)企業(yè)在紙質(zhì)檔案管理過程中存在著很多的問題，比如：檔案多而亂，易丟失；各部門分別歸檔保存，沒有統(tǒng)一管理；無法隨時隨地查看檔案；檔案泄露，企業(yè)蒙受損失…
《中華人民共和國檔案法》三十六條規(guī)定：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接”。
三十八條規(guī)定：“國家鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”。
隨著各種云計算的不斷發(fā)展，政府機構(gòu)改革成立數(shù)據(jù)資源部門，體現(xiàn)政府對電子數(shù)據(jù)的重視，不亞于紙質(zhì)材料。信息化、自動化與無紙化辦公，是大勢所趨，不可阻擋。
檔案的數(shù)據(jù)化、信息化，有以下幾種：
一種是階段性流程，只對檔案進行掃描，并轉(zhuǎn)換成單層或者雙層PDF；
一種是全流程，參與前期整理，后期掃描、轉(zhuǎn)換，并提供配套軟件服務(wù)。兩種差距在于，后者深度參與，了解實情，貼合客戶，維護方便。
新時代，新氣象。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的檔案管理了，每年投入的人力物力已經(jīng)給企業(yè)帶來了負擔，企業(yè)想要獲得更好的發(fā)展前景就要運行新的管理方法。
這是數(shù)字化時代帶來的新型管理方式出現(xiàn)，“檔案數(shù)字化”、“檔案管理系統(tǒng)”開始在各企業(yè)內(nèi)運行，今天就做一個企業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能需求分析。希望可以幫助更多的人。
企業(yè)檔案管理系統(tǒng)需求分析
其實檔案管理系統(tǒng)就是對企業(yè)所產(chǎn)生的紙質(zhì)、聲像、視頻等文件進行統(tǒng)一的管理，用于提高企業(yè)對于檔案管理的效率。所以功能上一定要過關(guān)。
1. 數(shù)據(jù)采集
數(shù)據(jù)采集是檔案系統(tǒng)的開端，同樣也是檔案工作的重點，針對不同來源、不同類型、不同等級的檔案文件是需要不同的方式采集的，入庫時所賦予的權(quán)限，編號都是不一樣的。
2. 數(shù)據(jù)整理
數(shù)據(jù)整理是比較核心的工作，對采集的信息進行有效合理的整理，才可以讓后續(xù)的工作更加快速高效的運行。對于采集過來的不同種類的文件需要進行再一次的歸類，打上標記方便后續(xù)的工作。
3. 數(shù)據(jù)查找
數(shù)據(jù)查找得快慢是最能體現(xiàn)出效率的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)要支持單個條件以及多個條件的查詢方式，可以在數(shù)據(jù)庫中準確的找到符合條件或編號、標記相同的檔案文件，方便利用。
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