在日常辦公中，面臨堆積如山的合同檔案，如何才能整理得清清楚楚，明明白白，最為關鍵之處在于，指望公司層面可以給你資金或者資源方面的支持，一般來講很難。
紙質合同梳理
整理合同檔案過程中要做的第一步是紙質合同的梳理工作，這一步也是最為耗費時間精力的。需要檢查所有合同是否有丟失頁？合同蓋章以及騎縫章是否齊全？合同審批手續是否齊全？是否有補充協議等？。檢查的過程也就是梳理過程，在此期間，需要將合同按照日常業務進行歸集分類，推薦一個分類：材料類、工程類、行政類、服務類、安監類等。
分類完畢的合同，按照類別裝入對應的文件冊，一個類別一本，如果量比較大，可以使用加厚版文件冊，一個年度為一冊，后期查詢起來也是非常的方便。
此外在梳理的過程中需要注意區分框架合同與非框架合同，以及框架合同每一次的執行手續，確保所有原始檔案的完備性。
合同文件
電子化
其次，就是所有紙質合同檔案的電子化。這是一個大活，不推薦使用平板掃描儀，因為效率比較低，推薦使用專業的連續掃描儀，提高日常工作效率，如果條件不允許，其實大多數市面常見的激光打印機都可以連續掃描。
推薦掃描為高清模式，存儲為PDF格式，一份完整的合同存儲為一個PDF文件。然后使用頁面的OCR識別工具，將合同中的文本內容進行讀取，最大的好處，一是后期查詢條款內容方便，二是便于后期復制粘貼該PDF文件中的內容。至于PDF工具的選擇，本文不便推薦，網上主流的軟件比較多，大家可以自行選擇使用。
市面常見一體機
命名規則
再次，就是文件命名的注意事項。推薦一個多年總結的規律，無保留分享，6級合同命名：類目-簽署日期-合同概況-供應商-金額-合同編號。舉一個范例：采購-20221020-某某物資-某某公司-某某金額-ABXX。
因為人的記憶力是有限的，一般來講，一份合同的關鍵信息基本是以上了，提取作為文件名是最為合適不過了，有人講名字太長了，實則不然，關鍵的字段信息越多，后期查詢才越方便，前提是規則必須建立與統一。
合同臺賬
最后，就是合同臺賬的建立，這是最為關鍵的一個環節，實現合同從流程到紙質，從電子到數據庫式的管理。合同臺賬建立是一項比較繁瑣的工作，如果是市面常見的中小企業，大多數沒有實現系統化管理，那么就需要依賴于Excel管理，已經實現系統化管理的企業不是本文討論的范疇。
海量數據
其實無論是系統化管理還是表格化管理，前提是必須懂業務的大BOSS來主持該項工作，才能夠站到最頂層思維去看待全盤，并有足夠的權力可以實現業務流的銜接。簡而言之，需要充分調研需求，確保所有核心字段都被納入，再搭建初步的框架模板，再來銜接前文我們所說的電子化合同與合同臺賬的數據關聯，最后確定相關編輯與查詢權限。
如果在Excel中實現，看起來過程很漫長，其實對于有經驗的職業經理人來講都不在話下；而系統化最核心的本質就是Excel數據庫 線上審批流及系統間勾稽三合一。對于中小企業，因為多數這個階段的企業，不愿意在這些管理事務上去花錢，若能夠實現合同臺賬Excel科學管理就已經是邁出了一大步，后期隨著企業發展，因為之前已經打了好基礎，實現系統化轉型的成本將大大降低。
檔案管理思路
本文以合同臺賬為例，其實對于中小企業的其他檔案，亦是如此，關鍵在于我們給大家整理的思路：1、梳理原始檔案，2、紙質檔案電子化，3、電子檔案庫名稱類別建立，4、檔案臺賬建立健全，5、以上線下線上檔案的動態管理，這是最為關鍵的。
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