2020年10月，我作為項目經理負責了某醫院信息管理系統的項目建設，該項目總投資521.8萬元，建設周期10個月，于2021年8月通過了醫院方組織的驗收。通過該項目的實施，該醫院建成了以HIS、LIS 、PACS和EMR軟件為中心的醫院信息管理系統，符合了該市二甲醫院信息管理系統標準，充分體現了以“患者為中心”的服務宗旨，顯著提升了管理水平，滿足了關系人的需求和期望。本文結合我的實際經驗，以該項目為例，論述了信息系統項目建設的范圍管理，主要從以下幾個方面進行闡述：規劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創建WBS、確認范圍、控制范圍。最后，總結了本次項目管理中的不足和取得經驗教訓。
為了主動適應新時代下，人民群眾對健康需求的日益增多和注重，某醫院決定重建該院信息管理系統，實現以“患者為中心”的服務宗旨，并進行了公開招標，我公司順利中標。2020年10月，我被任命為項目經理，全面負責該項目的建設管理，該項目的目標是建設以HIS、LIS 、PACS和EMR軟件為中心的醫院信息管理系統，符合該市二甲醫院信息管理系統標準，該項目總投資521.8萬元，建設周期10個月。由于該項目規模大，需求內容多，涉及干系人也多，且涉及多個軟件子系統，時間緊，集成難度大，再加上醫療行業信息系統有著嚴格的行業開發標準，素以高安全、高質量、高穩定、高效率著稱，因而加強項目建設中的范圍管理，就顯得尤為重要。本文以本項目為例，分別從規劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創建WBS、確認范圍、控制范圍等幾大方面來論述信息系統項目建設中的范圍管理。
一、規劃范圍管理，為整個項目的范圍管理提供指南和計劃
在項目規劃階段，我根據項目管理計劃、項目章程、組織過程資產和事業環境因素等資料，邀請了雙方的管理層和客戶方的項目經理、監理方的項目經理、我方的專家骨干一起以專題會議的形式，結合實際對公司模板進行了裁剪，確定了項目范圍管理計劃和需求管理計劃。在項目范圍管理計劃中定義了如何創建、維護和批準WBS，明確了以模塊為單位進行范圍確認和交付。在需求管理計劃中，我們統一明確了如何規劃、跟蹤和匯報需求活動，干系人如何參加需求活動，為后續收集需求工作順利開展奠定了基礎。
二、收集需求，為實現項目目標而確定、記錄和管理干系人的需要和需求
在制定項目范圍管理計劃和需求管理計劃后，我和需求工程師根據范圍管理計劃和需求管理計劃、干系人登記冊，對業主方高層、項目負責人進行了訪談，跟業主方職能部門召集了引導式研討會。在此過程后，我們獲得了初步的需求文件（需求說明書），并生成了需求跟蹤矩陣以跟蹤需求變化。我們對需求跟蹤矩陣保持正向跟蹤和反向跟蹤，正向跟蹤確保干系人提出的原始需求在需求文件中均有用例體現，也確保需求文件中的用例均有對應的可交付成果。反向跟蹤確保每一個可交付成果都在需求文件中有對應的存在原因，每一個用例均有對應的原始需求。需求跟蹤矩陣通過用例編號保持一致。
三、定義范圍，確認做且只做的事
在收集需求之后，我和項目團隊全體成員根據范圍管理計劃和收集到需求文件召開了會議，參考分析了同類產品，對范圍的邊界進行了定義，確定了可交付成果、驗收標準和制約因素等。例如醫院信息管理系統應實現HIS、LIS 、PACS和EMR各系統的整合，保證數據關聯，避免數據的重復錄入，確保信息的正確性、一致性和共享性，應符合醫療行業信息系統的開發標準和該市二甲醫院信息管理系統標準及其安全規范。結合以上成果，會議后編制形成了項目范圍說明書。
四、創建WBS和WBS字典，形成范圍基準
在定義范圍之后，我和項目組成員根據范圍管理計劃、項目范圍說明書和需求說明書，按照擅長的領域分組對不同內容進行了討論，根據8/80原則，對項目層層分解來獲得工作包。根據項目范圍和需求跟蹤矩陣及SOA架構，自上而下分別按照子系統、工作類別、業務模塊、業務流程、服務和操作進行分解，共劃分6層WBS。第1層為子系統，分別為“A1子系統HIS”、“B1子系統LIS”、“C1子系統PACS”、“D1子系統EMR”等；第2層為工作類別，分別為“A21系統開發”、“A22設備采購”、“A23數據遷移”等。每個工作包定義了里程碑和可交付成果，指定了唯一負責人，再對工作包進行編碼和詳細描述得到了WBS和WBS字典。
會后我們整理了以上成果并提交到雙方高層和監理審批，批準后納入基線管理形成范圍基準，更新了項目管理計劃和相關的項目文件，為后續工作提供指導，并把以上成果以郵件形式發給了相關干系人。階段成果得到了雙方高層的首肯和支持。
五、確認范圍，結合質量控制，以確認范圍來驗收項目可交付成果
確認范圍是正式驗收已完成項目可交付成果的過程。隨著項目的持續進行，一個個工作包執行完成，一批批交付成果產出。我根據項目管理計劃、需求跟蹤矩陣和需求說明書，和業主方、監理一起對已通過質量檢查確認的可交付成果進行逐項驗收。不同干系人對項目有不同的需求，我們發現這些需求也會隨著時間而變化，我們在驗收的同時，也在更新需求跟蹤矩陣，讓系統與干系人的期望盡量一致。驗收的結果形成階段性的報告，以郵件的形式發給相關的干系人。
六、控制范圍，緊密圍繞范圍基準，嚴防范圍蔓延
控制范圍是監控項目和產品的范圍狀態，管理范圍基準變更，進行范圍糾偏的過程。我們根據項目管理計劃、需求跟蹤矩陣、需求說明書等資料采取多種措施進行范圍控制。例如：查找可能引起范圍變更的各種因素，提前采取各種預防措施；確保所有的請求變更按照項目整體變更控制處理；判斷范圍變更是否已經發生（例如發生了政策變化）；避免需求頻繁多次變更；確保只有批準的變更被執行等。
經過項目團隊全體成員的共同努力，我們按期完成了項目工作，滿足了項目質量要求，順利通過了醫院方組織的驗收，贏得了用戶的好評。該項目的成功，離不開我們科學、規范的范圍管理，特別是對需求跟蹤矩陣的管理跟蹤和對WBS進行了合理的分解，因而在項目實施中，既達到了業主方的建設要求，又保證了范圍不蔓延。
當然本次項目管理中也有不足之處，如在項目初期，部分項目團隊成員認為項目階段評審只不過是走過程，不認真對待和配合。后期我們通過組織2次質量培訓，讓大家增強了質量意識，認識到階段評審的重要性，后期評審工作進展順利。這一教訓我已記錄在工作日志中，在今后的項目管理中，我一定吸取經驗教訓，一如既往地加強學習，砥礪前行。
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