對于參與項目管理或基于項目的工作的團隊來說，溝通管理是一個經常被忽視但卻是成功的關鍵部分；如果管理不當，可能會徹底破壞項目。許多項目涉及相互關聯的任務，這意味著團隊成員必須共同努力和溝通才能完成工作。
有效的項目溝通管理的重要性
沒有有效的溝通計劃，項目肯定會面臨復雜化。事實上，近 30% 的員工認為溝通不暢是他們無法按時完成工作的原因。
糟糕的項目溝通管理通常會導致人們對項目狀態以及誰在做什么感到困惑，影響客戶對團隊完成項目能力的信心。 當項目雜亂無章時，團隊成員很難感覺到其重要性和富有成效。
如何實施項目溝通流程
項目溝通管理是一系列流程，有助于確保消息在項目的每個階段被正確的各方正確分發、接收和理解。
創建了可靠的項目溝通計劃后，就該將計劃轉化為行動。以下五個步驟，可幫助實施新的項目溝通管理流程。
1. 定義你的受眾
溝通是一種平衡行為，過多的溝通與溝通不足同樣有害。在發送消息之前，請考慮誰實際上需要接收該消息，避免收件人負擔過重。
作為溝通計劃的一部分， 創建列表在此步驟中證明是有用的，它將防止遺忘或遺漏任何人，并幫助回憶收件人的溝通偏好。
2. 概述溝通目標并選擇合適的渠道
在發送消息、電子郵件或電話之前，考慮溝通的目標至關重要。有些渠道不太適合某些目標。
例如，如果目標是獲得客戶對某項費用的批準，你需要考慮哪些渠道最能促使客戶做出回應（例如微信消息或電話溝通），并相應地調整策略。
3. 確定信息
消息內容顯然會根據具體情況而有所不同，具體取決于接收人以及發送消息的時間。但總的來說，要定期項目更新中包含有關項目進度、財務、范圍、風險和障礙的詳細信息。
4.設定時間表
作為項目經理，一致性是溝通的一個重要部分。嘗試在初始計劃中創建溝通時間表，確保滿足團隊的期望，并讓每個人隨時了解時間表的變化。
監控項目溝通
當溝通管理計劃開始實施，評估流程以確保其有效非常重要。適當的監控使你能夠根據需要迭代流程。
監控應包括檢查通信是否按計劃發送、是否被適當的受眾接收以及接收者是否清楚地理解了消息。在計劃中添加有關預期監控方法和頻率的詳細信息對項目經理很有幫助。
此外，尋求利益相關者和團隊成員對整個流程的反饋，是確保溝通計劃對每個參與者都有效的最佳方法之一。
8Manage PM這樣的項目管理軟件解決方案在監控過程中也是一個非常有用的工具。該軟件涵蓋計劃溝通、管理溝通、監控溝通的流程以及項目的上報流程，并提供了一種集中的方式來管理關鍵信息，例如預算、發票、跟蹤時間和任務等希望在項目中包含更新的所有內容。
使用8Manage PM進行項目溝通管理
項目經理每天要做的工作很多，一款能夠幫助減輕負擔的一體化項目管理工具將非常有價值。8Manage PM是直觀的端到端管理工具，可幫助你和團隊跟蹤項目生命周期的每個階段，以確保項目成功。
想了解團隊的進展情況，又不想打擾隊友詢問？8Manage PM的計劃功能可以準確地顯示每位員工當天要完成的任務，還能看到他們為完成每項任務所花費的時間。
想輕松回答客戶關于項目進度的問題嗎？8Manage PM的報告功能可提供詳細報告，讓你深入了解員工的工作效率、工時使用和利潤率。
在管理溝通方面，8Manage PM項目管理軟件提供了以下自動化的工作流程：
● 收集和分析計劃和交付的活動/可交付成果/里程碑
● 為臨近和錯過的最后期限創建消息提醒
● 向合適的干系人傳輸或分發溝通消息
● 根據 WBS 結構存儲與活動相關的溝通報告、文件或文檔
● 允許檢索任何經過存儲的溝通
總結
對于從事復雜項目的團隊來說，有效溝通是出了名的困難。保持項目溝通有序的最佳方法是制定詳細的計劃，并利用項目管理軟件將所有項目信息集中到一個地方。
有了適當的項目溝通，項目團隊就能更輕松地在截止日期前完成任務，及時向客戶通報最新情況，并交付高質量的成果
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