采購人必須看的采購流程及管理辦法（快收藏）（采購流程及管理制度）

為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本辦法。

一、申購及其規定

1．申購單及其提報規定

（1）申購單應按照要求填寫完整、清晰 ，如有特殊要求應在請購單上寫明并標注建議采購費用，由部門領導審核批準后報采購管理部門；

（2）固定資產申購按照附表（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；

（3）其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報；

（4）日常物資采購按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報，請購部門提報的請購單在經過審批后主表交采購管理部保管，回執聯交申請人保管做物資驗收用，（涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交）

（5）請購單需提交紙質版到相關部門審批另需將電子文檔發送至郵箱缺一不可。

（6）遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

（7）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，采購部門必須作出書面說明。

（8）原則上各部門進行物資申購時應進行物資盤查避免物資庫存積壓過多和浪費

2．請購單的提報部門

（1）公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報；

（2）公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由行政部提報；

（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

3．請購時間

（1）公司經營生產用物資、生活及辦公用物資以及各部門專用物資申購單需在每月25日前完成審核，各部門將完整的申購單交至采購管理部，采購管理部在2天之內做出回應并答復交期。

（2）維修配件類 常規的維修配件需在物資申購時一并提出，突發的維修所需配件機修部需給出采買意見，采購部應優先進行采買。

（3）計劃外應急物品各部門根據緊急狀況進行單獨申購。（頻繁申請計劃外物資是否做出相應懲罰）

二、請購單的接收及規定

1、請購單的接收

（1）采購管理部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過相關公司領導審批；

（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則（倉儲人員有監督舉報職責）；

（3）符合規定的請購物資應在接收到請購單3日內對申購人做出回應并答復交期，對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

（4）所有申購計劃采購管理部均要做好明細登記，并于每月5號前將上月的采購情況匯報至采購經理

（5）采購管理部有權監督并提出相應的采購意見。

三、權限（需要討論）

1、采購金額小于1000元的日常使用物資 經財務經理審批后采購管理部可通知采購進行采買

2、采購金額在1千到1萬元之間的物資 需要采購員提出兩個供應商以上的踩價結果，采購管理部結合詢價做出分析報告提交采購經理復審確定供應商，采購經理審核通過后給出采買意見，交由財務經理審批并給出采買意見，最后交由總經理審批并做采買最終決定，采購管理部通知采購員進行采買。

3、采購金額在1萬到10萬之間的物資 需要采購員提出兩個供應商以上的踩價結果，采購管理部通知申購部門組織專題會議討論是否需要購買、購買建議、購買費用等，采購管理部結合詢價做出分析報告提交采購經理復審確定供應商，采購經理審核通過后給出采買意見，交由財務經理審批并給出采買意見，最后交由總經理審批并做采買最終決定，采購管理部通知采購員進行采買。

4、采購金額在10萬元以上 的物資 需要采購員提出兩個供應商以上的踩價結果，采購管理部通知申購部門組織專題會議討論是否需要購買、購買建議、購買費用等，采購管理部結合詢價做出分析報告，組織第二次會議決定供應商后采購管理部通知采購員進行采買

四、交貨驗收及反饋

1、驗收部門

貨物的驗收由采購部主導會同使用/申購部門和技術部門、庫房共同驗收，對貨物的數量質量等進行檢驗。

2、要求

（1）使用/申購部門、采購部和技術部門對所購的貨物或勞務等的品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具驗收證明。

（2）驗收過程中如發現貨物或勞務等的品種、規格、數量、質量等與申購單或合同不符，驗收人員應當立即向采購部門或相關部門報告，采購部或有關部門應查明原因，及時處理。

（3）驗收合格后驗收人員應在驗收報告單上簽字

（4）驗收出現異常 a對于驗收不和標準的貨物經相關人員核實后通知采購部辦理退貨手續，并安排及時補貨。B對于貨物數量不和標準的貨物 超過定量的部分應退回供貨商，未達到訂購數量的驗收人員 通知采購進行補貨處理

（5）對于已付款但在保修期貨保質期內出現質量問題的貨物，采購要負責聯系維修或索賠

（6）使用部門在使用半個月后需對所用物資的采買及時性、采買質量按照附表四（使用反饋表）作出評價并提交至采購管理部

采購管理部內部流程細則

一、請購單的接收及分發

1、請購單的接收

（1）采購管理部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過相關公司領導審批；

（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則（倉儲人員有監督舉報職責）；

（3）符合規定的請購物資應在接收到請購單3日內對申購人做出回應并答復交期，對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

（4）所有申購計劃采購管理部均要做好明細登記，并于每月5號前將上月的采購情況匯報至采購經理

（5）采購管理部有權監督并提出相應的采購意見。

2、請購任務的分派

（1）采購管理部接收到的請購單應按照人員分工和崗位職責進行分類統計匯總之后通知采購員進行采買

（2）對于緊急請購項目應優先處理；

（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議

3、采購周期的規定

（1）單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物資及產品的采購周期不應超過5天；

（2）單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天；

（3）單次采購金額預算在10萬元以上的項目采購部進行比價或招標采購，采購周期不應超過40天；

（4）單次采購金額預算在100萬元以上的項目可委托代理招標公司代理招標，采購周期不應超過60天；

（5）請購部門應按照以上（1）-（4）條中規定的時間提前提包請購單采購部如不能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因；

（6）遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略

二、詢價及其規定

1．詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門、技術部門溝通；

2．屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；

3．對于緊急請購項目應優先處理；

4．所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則不能通過其代理或各種中介機構詢價；

5．對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；

6．遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表五（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批準方可詢價或發放標書；

7．詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

8．除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在20萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標；

9．比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；

10．比價采購或招標采購應按照附表六（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價；

11．在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

三、比價、議價

1．對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

2．對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否低于其他廠商的價格，所報價格的綜合條件是否更加突出；

3．收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；

4．重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；

5．參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。

四、比價、議價結果匯總

1．比價比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總；

2．比價、議價結果匯總應按照附表七（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；

3．如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

五、合同的簽訂及其規定。

1．合同

合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產品買賣合同。

（1）合同正文應包含的要素

1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

2） 采購物品/項目的名稱/、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；

3） 包裝要求；

4） 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；

5） 付款方式；

6） 工期；

7） 質量保證期；

8） 質量要求及規范；

9） 違約責任和解決糾紛的辦法；

10） 雙方的公司信息；

11） 其他約定。

（2）合同簽訂及其規定

1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；

2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；

3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；

4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；

5）質保期/保修期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期/保修期；

6）詳細約定發票的提供時間及要求；

7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等

8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；

9）違約責任一定要詳細、具體；

10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；

11）合同簽定簽應按照附表八（協議簽訂審批表）的格式對合同初稿進行巡簽審查；

12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；

13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

2．合同執行

(1) 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；

（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；

（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同；

六、付款

1、預付款 采購員依據合同可以申請不超過采購總額30%的預付款申請，提出申請時必須提供巡簽完畢、審核通過的合同原件、復印件以及報銷憑證。

2、按照公司規定和合同約定達到付款條件的采購項目在付款時采部應提供完整的發票、合同原件及復印件、巡簽完畢的合同審批單、物資驗收單和填寫正確的報銷憑證

3、按照進度付款的采購項目必須確保檢驗合格方可付款

4、產品使用期限相對較長的，可能發生質量問題的，如機器設備、貴重物資、建筑施工工程等，在付尾款時需扣留5%的質量保證金，在過保修期后沒有其他問題方可歸還。