會(huì)議室管理需要包含哪些內(nèi)容
平均而言，公司將 15% 的總時(shí)間花在 會(huì)議上，盡管三分之二的高管認(rèn)為此類會(huì)議效率低下。即便如此，這樣的會(huì)議仍然是非常必要的，它們是集思廣益和團(tuán)隊(duì)合作的理想場(chǎng)所。這是電子郵件、消息或視頻會(huì)議無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。
為了最大限度地減少這些會(huì)議的效率并保持專注，制定有效的會(huì)議議程非常重要。
繼續(xù)閱讀以了解每個(gè)會(huì)議議程的內(nèi)容，這樣您就可以召開更有成效的會(huì)議。
會(huì)議目標(biāo)
首先，想想你希望會(huì)議完成什么。您是否正在集思廣益新產(chǎn)品創(chuàng)意？您是否正在計(jì)劃舉辦社交活動(dòng)？這是例行的團(tuán)隊(duì)更新會(huì)議嗎？
您可以在會(huì)議的目的之后為其命名，以確保每個(gè)人都了解會(huì)議的重要性。接下來(lái)，您將牢記這一目標(biāo)來(lái)構(gòu)建會(huì)議議程的其余部分。
列出討論項(xiàng)目
從那里，您可以將目標(biāo)分解為較小的討論點(diǎn)或要做出的具體決定。例如，如果您正在計(jì)劃一個(gè)社交活動(dòng)，那么其中一項(xiàng)可能是場(chǎng)地。團(tuán)隊(duì)可以集思廣益，然后決定 2-3 個(gè)地點(diǎn)以獲取更多信息。
在每個(gè)項(xiàng)目旁邊添加時(shí)間建議也很有幫助，例如 5 分鐘或 15 分鐘。這樣，每個(gè)人都會(huì)了解您希望對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行多深入的了解。它還將保持會(huì)議的節(jié)奏。
您還應(yīng)該對(duì)每個(gè)討論項(xiàng)目盡可能具體。提供足夠的信息，以便您的與會(huì)者能夠提前準(zhǔn)備一些想法。許多企業(yè)員工 認(rèn)為會(huì)議中含糊的行動(dòng)要點(diǎn)只會(huì)讓他們感到更加困惑。
列出與會(huì)者
您還需要決定誰(shuí)需要參加您的會(huì)議。是整個(gè)部門，只是你的團(tuán)隊(duì)，還是只有經(jīng)理？
如果您使用 會(huì)議室預(yù)訂軟件，請(qǐng)確保您預(yù)訂的房間足夠大，可以容納所有人并配備合適的設(shè)備。一個(gè)好的系統(tǒng)會(huì)在您預(yù)訂之前為您提供每個(gè)房間的所有這些信息。之后，您可以使用此系統(tǒng)邀請(qǐng)所有人參加活動(dòng)。
地點(diǎn)、日期和時(shí)間
在您的議程頂部，請(qǐng)務(wù)必記下會(huì)議的地點(diǎn)和時(shí)間。即使您通過(guò)會(huì)議室管理工具邀請(qǐng)了所有人，如果他們有很多會(huì)議要參加，您的與會(huì)者也可能會(huì)感到困惑。
確保每個(gè)人都準(zhǔn)時(shí)出現(xiàn)的最簡(jiǎn)單方法是將會(huì)議地點(diǎn)也包括在議程中。
包括會(huì)議結(jié)束的時(shí)間也很周到。這樣，每個(gè)人都可以計(jì)劃一天的剩余時(shí)間，這樣他們就可以在會(huì)議結(jié)束后迅速重新開始工作。
使用我們的會(huì)議室管理系統(tǒng)預(yù)訂會(huì)議室
創(chuàng)建會(huì)議議程很重要，因?yàn)樗嬖V您的與會(huì)者對(duì)您的會(huì)議有什么期望。與會(huì)者還可以提前準(zhǔn)備好他們的想法并計(jì)劃他們的一天。之后，最后一步是預(yù)訂會(huì)議室。
這就是GOODEEY的會(huì)議室管理系統(tǒng)派上用場(chǎng)的地方。特別是他們方便的MeetingApp小程序，您可以使用智能手機(jī)從任何地方快速預(yù)訂會(huì)議室。
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