公司在制定與員工切身利益相關的制度時，需要經民主程序通過后才能適用于員工。也只有經過民主決議通過的制度才能合法化，才能在企業和員工產生勞動糾紛時對企業起到有益的作用。那么公司如何進行制度民主化流程才算是合法的呢？下面我給大家細細講一下。
第一步：制度下發征詢意見。公司要將制定好的制度通過企業郵箱或者其他有效的途徑下發，征詢大家對于制度有何意見和建議。在這里簡單說一下，如果大企業有員工代表大會，那么就發送給員工代表大會的成員，如果小企業沒有員工代表大會那就直接發送給全體員工的每一個人就可以了。
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第二步：民主化決議會議準備工作。制度意見征詢大概需要1-2周的時間，在這個過程中我們可以準備民主化決議會議所需要的材料，比如說會議主持稿、會議簽到表、培訓簽到表、投票箱、表決票等等。
第三步：開展民主化決議會議。整個會議的內容可以分為四步，1）會議人員投票，到會人員必須達到全體員工人數的2/3以上；2）唱票和監票，這里需要提前通知三個人員，分別是唱票人、監票人、計票人；3）宣布結果，4）對制度的內容進行培訓，并讓所有參會人員在制度培訓簽到表上簽上名字。
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第四步：編寫會議紀要。民主化決議會議結束之后，負責制度民主化程序的部門要編寫會議紀要，會議紀要的內容主要有，會議名稱、時間、地點、參會人、會議主要內容等。而且還是要將會議紀要的內容通過郵件下發給全體員工。
第五步：制度公示。要將最終的制度打印出來分別由撰稿人和公司總經理簽上字，然后在公示表上蓋上公司的公章，和打印簽字的制度一起在在公司的公示欄里公示。沒有經過公示的制度是沒有法律效力的，所以在這里要提醒各位HR的小伙伴，這一步是非常關鍵的一步。一般制度的公示期為七天，而且我們最好使用水印相機拍下制度公示的照片留檔，以備后續使用。水印相機公示照片要注意一下，主要是要顯示日期和地點。
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第六步：制度下發。制度公示完成之后，我們可以通過郵件告知全體員工，這一項制度已經通過了合法合規的民主化決議程序，現在下發生效，以后工作過程中就可以按照制度執行了。
綜上來看，小小的制度下發其實是一件非常復雜且需要標準流程的事情。作為HR我們要時刻在制度下發方面保持警惕，還是那句話，一定要做到合理合規，而且最好在每一步都保留好現場的照片。這里有個小技巧告訴大家，就是每一項制度的民主化過程我們都可以在電腦里面見一個文件夾，主要是將民主化的一些郵件、照片、簽字保存起來。那么以后萬一和員工之間發生一些勞動糾紛，那么這些將是公司執行制度最有利的證據。
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