在當今信息化數字時代，任何工作流程都會涉及到產生、存儲、使用、管理各類文檔數據，員工以此為基礎實現在線協同編輯任務、跨組織跨區域的文件共享、企業知識積累沉淀。
在企業文件中，涵蓋了企業的核心知識、文化內涵、商業經驗等無形資產，越來越多的管理者意識到規范、有序的文檔管理對于企業的重要性。然而，如何提高企業文檔管理水平是許多管理者應該考慮的問題。
企業在文檔管理中存在的問題
1、碎片化存儲
通常，公司文檔分散在各種員工的工作計算機和移動設備中，沒有統一的歸納和存儲。這將導致諸多不必要的問題，如在尋找信息時不知道文檔在誰手中，舊文件存儲位置記憶模糊，無法快速找到，極大地影響工作效率。
2、文檔權限不嚴謹
大多數企業的內部信息和秘密文件只允許少數人共享和流通，但有時涉及上下級之間的合作，甚至公司內外的合作都超出了傳統文件管理方法的控制范圍，影響工作效率。此外，由于人員權限不明確，核心文件極易被誤改誤刪，最終企業找不到責任人，只能自認倒霉。
3、缺乏文檔共享與合作
在工作小組中修改文檔時，通常由QQ、微信、電子郵件等傳輸，導致文檔產出多個版本，在其他員工進行再編輯時，很難區分哪個是最新版本，以此導致團隊不能保證修訂后的最新版本統一，極大地影響了合作的效率。
企業文檔管理的解決方案
針對以上問題，提出的企業文檔管理的解決方案就是利用文檔管理系統幫助企業進行有效的文檔管理。
一款好用的且品質優良的文檔管理系統，不僅具備著安全控制、高速便捷查找的功能，還具備著文檔實時跟蹤和版本控制等高級功能，也正因如此文檔管理系統成為各大企業以信息化助力升級的選擇，那么企業又該如何去選擇一款合適的文檔管理系統？
一、看企業需求
我想無論對于哪種企業來說，在選擇一款文檔管理系統時，首先就要考慮本企業對于這種文檔管理系統的要求是什么，要達到什么樣管理程度和效果，因為每款不同的文檔管理系統其都有自己的特色功能和應用領域，所以企業管理者因從企業需求入手再從中擇優。
二、看產品品質
毋庸置疑對于文檔管理產品來說其品質是最重要的，而這所謂的品質涵蓋信息的安全性、功能的全面性、系統的穩定性、操作的方便易用性，當然文檔管理系統對于企業而言其重中之重還是它的穩定性和安全性，這也是企業在選擇文檔管理系統時必須要關注的一點。
三、看服務保障體系
任何一款技術先進的文檔管理系統或軟件，它的服務體系都非常重要，這也是商家誠信的一個重要標志，如果文檔管理系統的廠家沒有很好的服務意識、不具備很好的服務能力，那么再好的文檔管理系統也無法發揮出它應有的那種功效。
總的來說，選擇一款合適實用的文檔管理系統，一方面就要從企業的需求和實際情況入手，另一方面要從產品品質、服務商的保障體系入手，當然一款好的文檔管理系統，還應該與企業共同成長的同時保持發展，保持更新，具備持續不斷的為企業提供新的技術、新服務的功能。
最后，給大家介紹一款為企業和團隊提供了快速搭建知識庫的SaaS工具——Baklib，使用Baklib在線知識庫制作、高效的編輯功能、集中的在線存儲、展示能力。解決了個人與企業在工作過程中文檔管理混亂、知識孤立等問題；降低成本的同時、全面提升個人與團隊工作效率、高效的管理使辦公更輕松。
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