合同歸檔管理制度
1.目的
為進一步規范、加強集團各類合同歸檔管理，避免遺失，便于查詢，統一歸檔，特制定本制度。
2.適用范圍
適用于集團（含集團下屬各分/子公司）各類合同的管理。
3.職責
3.1 人力資源部是本制度制定的責任部門；
3.2 總裁辦是本制度執行的監督部門；
3.3 各部門是本制度執行的責任部門。
4.分類管理（詳見下表）
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合同類別 | 管理部門 | 備注 | |
原件 | 復印件及掃描件 | ||
業務類 | 行政部 | 行政部、合同簽訂部門 | 合同最好一式三份以上，簽訂部門保留一份 |
技術類 | 行政部 | 行政部、技術部 | |
財務類 | 財務部 | 計劃財務部、合同簽訂部門 | |
人事類 | 人力資源部 | —— | 分/子公司保留原件，集團人力資源部保留復印件 |
其他 | 行政部 | 合同簽訂部門 | 合同最好一式三份以上，簽訂部門保留一份 |
注：各類合同（除勞動合同）的簽訂部門都必須傳一份掃描件至法務部分類存檔。 | |||
5.歸檔管理
5.1各部門指定專人進行合同歸檔管理，各類合同經集團領導審批簽訂并履行完后，合同簽訂部門進行復印、掃描，原件（包括：《文件處理單》及相關附件）送至原件保管部門進行存檔保管，復印件、掃描件由合同簽訂部門自行保管（如有多余原件，合同簽訂部門自行保管一份）；
5.2原件保管部門收到合同原件后，對合同進行掃描并將掃描件進行電子檔
歸檔管理；
5.3電子歸檔處理完后，對合同原件進行紙檔分類保存，并建立查詢目錄；
5.4市場運營中心（含分/子公司）的各類合同（非人事類），商務管理部
必須統一保管一份復印件及掃描件。
6.借閱管理
6.1合同查詢先從部門內部進行查詢，如無法查詢，再到原件保管部門進行
查詢（此條作為部門文件管理績效考核的參考數據之一）；
6.2如需查詢或使用原件，需填寫《合同借閱申請單》（詳見附件：《合同
借閱申請單》）。
7.交接管理
7.1各部門合同管理人因辭職或異動，需由部門負責人另指定專人進行合同管理交接（包括：紙檔、電子檔），交接時需列《合同交接清單》；
7.2辭職或異動手續辦理時，人力資源部需審核是否有附有《合同交接清單》8.本制度由人力資源部制定，于2016年04月21日生效。
附件：《合同借閱申請單》
合同借閱申請單
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申請部門 | 申請人 | ||
借閱目的 | |||
借閱日期 | 歸還日期 | ||
部門負責人 | 分管領導 | ||
注：1.此申請單由合同借出部門存檔；
2.合同借閱歸還后此單交還借閱人；
3.如到期還未歸還的，出借部門需與借閱人再次確認歸還日期。
合同借閱申請單
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申請部門 | 申請人 | ||
借閱目的 | |||
借閱日期 | 歸還日期 | ||
部門負責人 | 分管領導 | ||
注：1.此申請單由合同借出部門存檔；
2.合同借閱歸還后此單交還借閱人；
3.如到期還未歸還的，出借部門需與借閱人再次確認歸還日期。
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