企事業單位要進行對外商業活動，就免不了要簽訂一系列的合同。這就涉及到合同的管理，合同管理不僅影響到了具體項目的執行，影響了經營管理效率，對企事業單位的風險防控也至關重要。一旦出現糾紛，合同的重要性就顯現了出來。今天就給大家講一講企事業單位合同管理的難點以及友為合同管理系統給出的解決方案~
一、結構龐大，多地辦公，審批困難
存在的問題：
有些企事業單位組織架構龐大，分支機構繁多或由多個相互關聯不同業態的公司組成。子公司分布在全國各地，管理人員又身兼多職，面對大量的合同審批，想要實現及時審批很困難。有些公司的審批制度還停留在面對面簽字審批的階段，審批的周期更加漫長。
友為解決方案：
友為合同管理系統可以根據企事業單位的需要，按部門，金額，合同類型設置不同的審批人員，還可以自定義審批流程，讓審批流程清晰可見，審批留痕。
系統適用于手機、平板、電腦等多種終端，員工或領導可以隨時隨地進行審批，審批不會因為領導出差而被擱置。
系統還打通了和其他系統的接口，實現與釘釘/企業微信系統的消息同步，單點登錄與審批跳轉，能快速通過釘釘/企業微信消息直接跳轉到合同審批，方便手機端快速審批，提高了合同審批的便捷度和效率。
二、合同數量龐大，查詢困難
存在的問題：
有些企事業單位平時涉及到的合同數量龐大，種類多，且合同處于不同的階段，有的剛簽訂完成，有的要收付款了，管理工作量大。對所有的合同沒有一個系統的統計，查看所有合同所處的狀態很困難，如果一個員工同時簽訂了多個合同，后續跟進也比較麻煩。對合同審計時，合同查找也很困難。
友為解決方案：
友為合同管理系統建立了合同臺賬，對所有的合同數據都進行了匯總，在臺賬里，可以清晰看到合同的狀態，簽約相對方和結算的狀態，合同狀態的變動也會有記錄。合同查詢很方便，可以按照合同類別、相對方、合同狀態、合同簽訂日期、經辦部門、所屬公司、合同金額、合同編號等條件進行一鍵查詢，快速找到相關合同。
系統還設置了結算跟蹤，會顯示合同的收付款狀態，如果需要延期結算，也可以在系統進行登記。所有合同的結算狀況一覽無余，隨時可查。
三、關鍵節點無提醒，有逾期風險
存在的問題：
合同的整個周期是漫長的，從擬定到審批、簽訂、履約、歸檔等的整個流程，有很多重要的時間節點。稍有不慎，就會面臨拖延逾期影響項目進度的風險。但沒有專門的工具可以對這些重要的時間節點進行提醒，只能人為地牢記，有很大的遺忘風險。如合同審批被擱置；合同到期需續簽卻忘記續簽；客戶與供應商有資質要求，資質即將過期；服務合同分期結算，合同款項需進行到期跟進。
友為解決方案：
友為合同管理系統設置了消息列表，對重要的時間節點進行提醒，對于有逾期風險的事項還會進行消息預警，同時打通了和各系統之間的接口，消息可以同步到釘釘、企業微信和其他OA系統，消息實時推送，避免錯過重要的消息，降低合同逾期的各種風險。
四、業財分離，對賬困難
存在的問題：
合同履行過程中也需要進行財務履約，要進行大量的收付款操作，這就需要財務部門進行配合。大多數的企事業單位的合同履行和財務履約是割裂的，財務人員在收付款完成后，還需要進行手工記賬，加大了工作量，后期對賬也存在困難。
友為解決方案：
友為合同管理系統已經實現了業財一體化，合同申請單設置了結算方案，在提交合同審批的同時也把財務履約的情況進行了規定。等合同審批通過，財務人員就能直接進行收款操作。付款還需提交合同付款申請單，審批通過后，財務人員通過線上銀企直聯進行付款，流程結束即可一鍵推送到用友系統生成憑證，免除了手工記賬，人工核對，免除了很多不必要的工作，提高了工作效率。
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