在公司里，團隊成員之間的合作是不可避免的，有時候，一個文檔需要多人一起編輯，在這個過程中，傳統的文檔反復傳送更改不僅效率地下，還無法保證文檔數據的安全性。因此，一個能夠讓參與者都能夠同時參與到文檔編輯中來，并且在任何時候都可以進行跨部門的分享，確保文檔的安全性，提高整個團隊的工作效率的工具對于企業來說必不可少。
我們為何要使用文件協同工具
- 即時合作：如果有多個小組的人經常在一起工作，那么文件合作的工具會幫你節省大量的時間。
- 版本控制：真正的優勢是，你可以使用先進的“撤消”，大部分的工具都可以查看以前的文件，并且在必要的時候可以還原。
- 管理審核流程的能力：由于通常的收件箱中存在大量的噪聲，所以通過 email分享反饋信息的功能是無效的。文件合作工具可以使您和您的同事集中精力處理手邊的工作，并排除一切其它的分心。
- 提高安全性：有可能會把電子郵件轉寄到不正確的人身上。文檔合作工具讓您可以對哪些人可以存取您的檔案進行控制。
- 使用情況追蹤與報告：在很多場合非常有用。設想你對一個新員工進行培訓，你很好奇他們有沒有看過你的招聘手冊，或者你想知道你的上司有沒有看過你上星期發給她的那份報告。
- 集中式知識庫：一些文檔協同工具包含了把文件編入可檢索的類庫，這樣可以方便地對小組進行集體知識的管理。
實現文檔協同分享的工具
在文檔協作方面， Baklib提供了一個簡介明了，您可以在追蹤之前的版本的同時，迅速地創建和編輯這些文件。多重權限允許您對您的內容進行全面的控制，您可以在線發布，在內部共享，創建通用的共享 URL，或者邀請某個人。
優點：
- 內置的編輯功能，包括豐富的文字編輯和 Markdown編輯器，與 word相似，容易入門，多端適應，移動電腦均能使用；
- 多層次的欄目設置、分級管理、知識組織、陳列條理分明；
- 知識庫顯示界面簡潔漂亮，官方提供20 個主題，可按需一鍵切換；
- 查詢內容簡單，只需輸入關鍵字就能查找到有關的信息，從而極大地縮短了查詢所需的時間，提高了工作效率；
- 共享內容快捷方便，適合多種平臺使用，只要按一下鏈接就能看到；
- 數據備份與下載，可即時寫入，可提供多種形式的數據輸出及備份，可使多人協作，提高工作效率，并豐富知識庫的內容。
該系統以大數據為基礎，以云服務架構為基礎，以云服務為基礎，實現了從內部編輯到外部共享的全過程，保證了用戶數據的獨立性和安全性。
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