工人日報-中工網記者 鄒明強 通訊員 楊楚鈺 錢四元
“線上開會，已是防疫期間研究工作的基本動作。以前開個電話電視會，麻煩不少，現在有了會議管理系統，一鍵操作、快捷簡單。”江漢油田勘探開發研究院信息情報所的劉斌說。
為實現集中服務、提高使用效率與服務水平，江漢油田各級會議室資源實行統一管理，信息中心會同油田辦公室、基地發展中心協力構建油田會議管理系統。今年1月份該系統上線后，實現了從會議室預約、會議通知、會議管理、會務服務到統計分析的全過程、閉環式管理。
通過該系統，江漢油田對會議室按地域進行劃分，設置了多種選項，并對各會議室的使用情況進行可視化處理，預約者能夠直觀地看到各會議室的使用時段，根據需求自行申請并靈活處置開會時間。“一般情況下系統根據會議室的預約情況分配會議室，如果遇到預約沖突或其他特殊情況，區域管理員會進行調度”。
過去預約視頻會議時，往往需要反復溝通，不僅效率不高，而且容易產生理解偏差。會議管理系統 “一旦線上訂單生成，系統會自動發送短信給會務人員，告知會議需求，如是否需要桌簽、多媒體服務，提供礦泉水還是茶水等，會務人員可根據要求提前做好服務保障工作，以免臨時接到通知導致手忙腳亂。”在后臺，區域管理員還可一鍵分析會議室使用時長、使用頻率等，提高了電話電視會議室的使用效率。
據介紹，截至目前，油田各部門和單位已通過會議管理系統申請使用電話電視會議室1500多次，會議管理更加高效高質。
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