檔案管理工作指引
為了規范檔案管理工作，提高檔案管理效率，公司制定以下檔案管理工作指引：
一、檔案管理范圍
公司檔案管理范圍包括員工檔案、供應商檔案、客戶檔案、合同檔案等。
二、檔案收集
1.員工檔案：員工入職時需要填寫個人檔案，并在入職一個月內由人力資源部門進行收集。
2.供應商檔案：供應商在入職時需要填寫個人檔案，并在入職一個月內由采購部門進行收集。
3.客戶檔案：客戶在下單時需要填寫個人檔案，并在下單后的一個月內由銷售部門進行收集。
4.合同檔案：合同在簽署時需要填寫個人檔案，并在簽署后的一個月內由合同管理部門進行收集。
三、檔案整理
1.員工檔案：在收集完成后，由人力資源部門進行整理，并歸檔至公司檔案室。
2.供應商檔案：在收集完成后，由采購部門進行整理，并歸檔至公司檔案室。
3.客戶檔案：在收集完成后，由銷售部門進行整理，并歸檔至公司檔案室。
4.合同檔案：在收集完成后，由合同管理部門進行整理，并歸檔至公司檔案室。
5.其他檔案：根據公司需要，由相關管理部門進行整理，并歸檔至公司檔案室。
四、檔案存儲
1.員工檔案：存儲在公司的檔案室，實行定期備份。
2.供應商檔案：存儲在公司的檔案室，實行定期備份。
3.客戶檔案：存儲在公司的檔案室，實行定期備份。
4.合同檔案：存儲在公司的檔案室，實行定期備份。
5.其他檔案：根據公司需要，由相關管理部門進行定期備份。
六、檔案查詢
1.員工檔案：由人力資源部門提供員工檔案查詢服務。
2.供應商檔案：由采購部門提供供應商檔案查詢服務。
3.客戶檔案：由銷售部門提供客戶檔案查詢服務。
4.合同檔案：由合同管理部門提供合同檔案查詢服務。
5.其他檔案：根據公司需要，由相關管理部門提供檔案查詢服務。
七、檔案管理安全
1.公司對檔案管理實行嚴格的安全防護措施，確保檔案的安全。
2.員工在處理檔案時，應當遵守保密原則，不得將檔案泄露給第三方。
3.公司在處理檔案時，應當遵守相關法律法規，確保檔案的真實性和完整性。
以上為公司檔案管理工作指引，望全體員工遵守。
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