要建立員工電子檔案并能實現對員工信息的查詢，如果用“查找”的方法，在眾多的檔案項目中，有些在查詢結果中不需要顯示的項目也會顯示，那樣就顯得有些眼花繚亂，所以就得另辟蹊徑。如果利用控件、VLOOKUP函數等制作員工檔案查詢界面，將檔案信息顯示在相應單元格中，這樣就能清晰明了、別具一格（圖1）。
1. 構建員工信息表
員工信息表就是在Excel工作表中錄入所需要員工的檔案信息，沒什么難度。要說稍微有些難點的地方，就是在工作表中批量插入員工的照片到相應的單元格中。這里向大家介紹兩種方法，無論哪種方法，照片名一般都和信息表中的姓名相對應，當然也可和表中其他字段相對應，只要保證其唯一性就可以。
第一種方法是利用公式，在員工檔案信息表N2單元格輸入公式“=\”<table><img src=\”\”D:photo\”&C2&\”.jpg\”\”width=\”\”176\”\”height=\”\”220\”\”>\””，向下拖動填充到相應單元格。接下來，選中圖片列公式內容（從N2開始），復制，返回桌面，新建一個文本文件，并打開，粘貼（圖2）。
小提示：
公式中的“D:photo”為存放員工照片的文件夾，A2為照片名稱，176和220分別是照片的寬度和高度，單位是像素，實際應用時大家可以根據實際情況調整。
照片所在列的行高、列寬調整好后，復制記事本中的內容，右鍵單擊員工檔案信息表N2單元格，選擇“選擇性粘貼”，在彈出窗口選擇“Unicode文本”，確定后照片就插入到相應單元格中了（圖3）。
第二種方法，即替換定位法。首先，在一個空白單元格中輸入半角雙引號（如O2單元格），然后在另一單元格Q2輸入公式“=$O$2&C2&\”.jpg\”&$O$2&\” \””，并向下填充，將生成的內容全選復制、粘貼到文本文件中，再從文本文件中復制文本，把復制的名稱粘貼到另一個空白單元格中，本例中放在了R2單元格中。選中R2單元格，調出查找、替換窗口，在“查找內容”里輸入Ctrl J或者Ctrl Enter，表示要替換的是回車符，而“替換為”處輸入英文狀態下的空格，點擊“替換”以后，就會出現加了以空格為分隔符的信息了（圖4）。
小提示：
為什么要使用替換功能呢？因為Excel導入圖片，如果要批量的話，名稱之間必須用空格間隔開。
接下來，選中R2單元復制，通過工具欄中的插入功能，進行圖片的插入。找到準備好的圖片素材所在路徑，然后把復制的信息粘貼到文件夾名中，點擊“插入”后就在工作表里插入相應圖片了（圖5）。
圖片插入后，通過工具欄中的“編輯”，選擇“定位”，然后選擇“定位條件”。在定位條件中，選擇“對象”，因為圖片是以對象的形式插入的，這樣就可以選中所有的圖片。右擊圖片選擇“設置對象格式”，在窗口中設置好圖片大小。將最底層的圖片拖放到照片的第1個單元格，將最頂層的圖片拖放到照片的最后單元格，再次利用對象定位選中所有圖片，通過對齊中的左對齊和縱向分布將所有圖片放置到相應單元格中。圖片都是對應Excel的排列順序而排列的，所以用戶不需要擔心會對應錯誤（圖6）。
2. 插入并設置下拉菜單
檔案信息表構建完成后，新建一個工作表，設計好檔案界面，調整好顯示照片單元格的大小。點擊“公式”選項卡中的“名稱管理器”，新建名稱“圖片”，引用位置為“=INDEX(Sheet1!$N:$N,MATCH(INDEX(Sheet1!$B2:$B16,Sheet3!$A$1,),Sheet1!$B:$B))”。選擇“開發工具”選項卡，點擊“插入→表單控件”下的“組合框”，在姓名位置畫個組合控件，右擊這個控件，選擇“設置控件格式”，在彈出窗口數據源區域選擇信息表中的C2:C16，鏈接單元格選擇A1（當然也可選擇其他空白單元格），這樣就形成了下拉列表菜單（圖7）。
3. 根據選擇顯示所需員工信息
在H6（即所要顯示工號單元格）單元格中輸入公式“=VLOOKUP(INDEX(Sheet1!$B$2: $B$16, $A$1,),Sheet1! $B$2: $N$16,1,FALSE)”，這樣就能獲取到當前所選人的工號；在J6單元格輸入公式“=VLOOKUP(INDEX(Sheet1!B2:B16,A1,),Sheet1!B2:N16,9,FALSE)”，這樣就能獲取到當前所選人的籍貫；其他所要顯示的信息公式依此類推。最后，先在界面照片位置插入一個圖片，調整好其大小，在公式欄輸入“=圖片”。
經過上述設置，當輸入的姓名發生變化時，其他信息及照片也發生相應變化，即可實現信息按設定的格式查詢顯示了。
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