項目經理：15 種常用的項目管理工具和技術（項目經理-15 種常用的項目管理工具和技術方法）

目前，多種多樣的項目管理工具和技術方法使團隊規劃和項目過程管理變得更加簡單和有效。這些工具和技術方法可以應用于任何領域或行業的項目。當與項目管理軟件工具配合使用時，它們可以更好地提高效率，節省時間并降低成本。

這篇文章整理了19種常用的項目管理工具和技術，每個項目經理都應該有所了解，以便有效掌控項目并引導成員成功交付。下面我們先了解一些項目管理工具，然后再詳細討論可以使用這些工具的項目管理技術。

1. 甘特圖

甘特圖是最重要的項目管理工具之一，它具有多種多樣的用途。甘特圖可以在項目的各個階段中使用，來幫助項目規劃、項目調度和項目過程跟蹤。

甘特圖有助于創建項目流程的時間線。比如你在項目管理軟件 PM Project中使用在線甘特圖規劃項目，只需要添加工作事項和截止日期就能自動創建交互式的項目計劃，也可以根據需要調整項目進度，并通過在時間線上點擊和拖動工作事項來完成待辦事項。（PM Project官方地址：https://www.pmgantt.cn）

在 PM Project上，工作事項之間依賴性可以關聯起來，這樣就不會造成工作阻塞或瓶頸。項目經理可以設置規則，自動通知每個工作項即將到來的截止日期，以保持項目的正常進行。當團隊成員更新他們的狀態時，工作事項管理和資源管理信息會立即同步在 PM Project的整個視圖中，保證每個成員都能夠瀏覽和關注相同的頁面信息。?

2. 工作結構分解（WBS）

無論項目大或小，初次了解時都可能會感到壓力山大，因為有太多的工作要做。在沒有清晰計劃的情況下，一頭扎進去會浪費很多的項目時間和成本。而有經驗的項目經理會在任何工作開始實施之前，制定一個項目執行計劃。

工作結構分解（WBS）是一種計劃方法，可以將工作拆分組織成更小、更易于管理的內容。根據項目管理知識體系（PMBOK）描述，WBS 是一個“可以由團隊執行的，以交付成果為導向的層次性工作拆分方法“。

WBS 可以圖形化表示項目中每個工作事項。頂部是最終產品，一條線從頂部向下拆分一個（或多個）框，這些框代表了不同規模的互相關聯的工作任務。然后，每個框再用線向下連接到拆分后的更具體的工作子任務。

工作結構分解圖是一種非常流行的項目管理工具，通常用于關鍵路徑法（CPM）或程序評估審查技術（PERT）等項目管理技術方法中。

3. 項目網絡圖

項目網絡圖是項目的一種圖形化表示方法。它們使用一系列箭頭連接到各個方框（工作活動）上，顯示了項目中的工作活動如何相互作用。這些方框被稱為節點，它們代表項目中的一個個工作活動，而箭頭顯示了工作活動之間的關系。

網絡圖是一種常用的項目管理工具，整體繪制后就像一個項目一樣，完整展示了工作流程的開始和結束。繪制項目網絡圖的方法不止一種，但最常見的是優先圖法（PDM）和箭頭圖法（ADM）。

在項目管理技術中，網絡圖的目的是幫助項目經理跟蹤每個項目活動元素。它也使項目團隊成員之間的共享和交流變得更容易。網絡圖被用于需要任務序列的圖形化表示的各種項目管理技術方法。

4. 看板

看板是一種可視化的任務管理工具，由白板和可移動卡片組成。這些卡片代表各個工作活動，項目經理和團隊成員在進行項目工作時可以使用卡片進行信息同步和協作?？窗遄岉椖拷浝砜梢郧逦该鞯乜梢暬瘓F隊的工作流程，分配工作任務并了解成員的進展。從產品營銷到敏捷軟件開發，各種團隊都可以使用看板進行工作流程管理。看板也可以被用于精益制造等技術方法。

項目管理軟件將看板提升到了新的水平。PM Project有一個看板項目類型，它可以與所有其他視圖同步，允許團隊按照他們想要的方式進行工作。所有的更新信息都會在整個視圖中體現出來，團隊成員可以選擇如何管理他們的待辦事項和迭代工作。項目經理可以看到潛在的工作阻塞，并迅速重新分配資源，以保持項目順利進行。

項目看板幫助團隊成員可視化他們每天必須完成的工作任務，讓他們了解到每個人負責的工作任務是如何流轉的。同時，使用看板也可以進行工作量限制（WIP），平衡工作流程，避免了團隊過度負擔。看板上的卡片可以按優先級有序處理，團隊成員不會受到任務阻塞，工作流程可以得到極大地改善。

5. 風險矩陣

風險矩陣是每個項目經理都應該了解的關鍵項目管理工具之一。它是一種簡單的工具，可以幫助判斷項目潛在風險的可能性和嚴重性。通過這種評估風險的方式，我們可以提前預知風險對項目的影響。這使得項目經理能夠為風險制定響應優先級，如果風險在項目中變成一個真正的問題時，也能夠確定響應的方式。因此，無論選擇什么項目管理技術，在計劃項目時都應該使用風險矩陣、風險日志或其他風險管理工具。

項目經理需要了解的風險類型有很多。常見的風險包括戰略風險、運營風險、財務風險、技術風險和外部風險。另外，并非所有的風險都是壞的。有些風險可以被利用，對項目產生積極的影響。

6. 工時表

在項目工作過程中，團隊成員需要得到工作報酬，工時表就是一個可以幫助實現這一目標的工具。它是一種工作的可量化記錄方式，用來統計成員在特定時間（通常是一周或兩周）工作了多少小時。

在項目管理中，工時表不僅僅是用來支付工資或報酬的。它們也被用于項目流程控制，記錄團隊成員在特定工作事項上花費的時間，也可以匯總整個項目的工作時間。

工時表可以以各種不同的方式使用，紙質、電子表格或軟件。使用在線的工時表能夠做到信息實時更新。無論如何使用工時表，它們對于支付工資、交付時間控制和保持項目預算都是非常重要的。

7. 項目儀表盤

類似車輛上會有一個測量速度、剩余燃料量和里程的儀表盤，在項目中，項目的儀表盤能夠跟蹤工作過程中的度量。這是一個信息頁面，在這里可以一目了然地查看項目的進度和匯總表現。

項目儀表盤是獲取項目高級數據或進行項目管理統計的關鍵工具。這是一種將硬數據轉化為易于閱讀的圖表和圖形的可視化工具，有助于使信息更易于查看和理解。?

儀表盤顯示的一些度量可能與成本相關，與工作任務相關，或者關于項目整體的健康狀況。儀表盤還可以顯示工作負載和其他資源管理度量，它是項目管理軟件的重點功能特性。

8. 項目報告

項目報告是詳細描述項目信息或細節的文檔?，F在，有許多不同類型的項目報告，每一種都有不同的目的，但所有的報告都是向項目經理提供關于項目進展和性能的數據信息。

作為項目管理技術的另一個方面，項目報告是一個溝通工具。如前文所述，它向項目經理傳達了的項目工作過程的細節。同時為項目經理提供了一種更新、管理項目利益相關者的方式，所有的利益相關者都對項目的成功有著既得利益。

其中一個比較常見的項目報告是狀態報告，通常是按照每周或每月進行信息匯總。還有進度報告和工作負載報告，這些對資源分配和管理至關重要。另外還有關于風險、成本效益分析和項目差異的報告。

現在我們已經了解了這些項目管理工具是什么，下面看看它們如何作為項目管理技術的一部分來被有效應用。

9. 敏捷項目管理

敏捷是一種以迭代方式管理項目的方法，團隊工作的持續時間較短，而這些持續時間被稱為迭代。敏捷迭代從規劃開始，通常使用工作事項列表和看板來完成。產品負責人規劃工作事項，開發團隊在迭代期間將完成工作并進行交付。

在決定迭代期間將完成哪些工作方面，開發團隊有最終的決定權，而產品負責人則定義如何認定工作已經完成并能否交付。

在此過程中，Scrum master 作為敏捷項目管理的專家，決定迭代的長度和一些實踐方法。提供給 Scrum 團隊一些可應用的工具，包括產品待辦事項列表，燃盡圖和用戶故事拆分等等。

10. PERT

PERT 是 Program Evaluation and Review Technique（程序評估和審查技術）的首字母縮寫。這是一種幫助團隊估算時間的項目管理技術。組織團隊需要合理地進行工作調度管理，才能在預算內按時完成項目并且成功交付。

PERT 通過使用網絡圖和簡單的統計方法來管理項目工作。在 PERT 方法中，通過使用上面討論過的 WBS 工作拆分工具，將任務細分為更具體的工作活動，然后將這些工作活動添加到 PERT 圖中，以確定哪些工作是相互依賴的。通過這些數據，可以創建一個描繪工作活動及其相互依賴性的圖表。

在這個圖表上，一個節點代表一個事件，工作活動按順序從一個事件連接到另一個事件。根據這個圖表，就可以確定每個工作活動的最早時間（TE）和最晚時間（TL），了解項目的整體時間規劃。

11. 關鍵路徑方法 （CPM）

關鍵路徑方法（CPM） 是項目管理技術的基石。CPM 涉及到使用網絡圖、工作結構分解（WBS）和甘特圖。CPM 主要利用管理工具來創建項目時間線并確定關鍵路徑，即項目中活動時間最長的路徑。關鍵路徑中的活動被稱為關鍵任務，在項目進度安排中，這些任務具有最高的優先級。因此，我們可以知道哪些任務對項目至關重要，以及哪些任務有可調整的時間，就可以在不延長項目時間線的情況下進行延后。有了這些信息，我們就能確定完成項目所需的最短時間。

并非所有的項目管理工具都能自動過濾出關鍵路徑。但是，PM Project的在線甘特圖可以通過點擊來找出關鍵路徑，團隊節省寶貴的時間。一旦項目進度計劃設定完成，就可以在甘特圖視圖上設置基線。這樣可以比較實際進度與計劃的工作節奏，幫助團隊保持在正確的軌道上。

12. 成本效益分析

成本效益分析研究的是項目的投資以及可能的回報。這是一種有價值的項目管理技術方法，可以幫助組織決定哪些項目是可行的，哪些項目可以選擇放棄。

它的理念很簡單：把項目的成本和業務價值（無論是利益還是機會）加在一起。如果收益超過成本，那么項目是值得規劃進行的。如果收益低于成本，那應該通過拒絕項目來避免損失。

這種項目管理技術的價值在于：可以清晰明確地做出組織決策。它幫助組織從投資回報率（ROI）和組織價值鏈的角度來看待項目。這是一種依據數據做決策的方式，而不是憑直覺簡單決定。

13. 掙值管理

掙值管理（EVM）在項目管理中被用來整合進度、成本和范圍，以此來衡量項目的性能。通過查看計劃值和實際值，EVM 能夠幫助團隊進行成本預測，讓項目經理能更好地管理項目。項目經理在實施 EVM 時會使用到諸如 WBS、甘特圖和項目儀表板等工具。

預測不會完全準確，但據研究顯示，一旦項目進度達到20%，EVM 就能做得相當好。它通常被用來控制項目成本。

其他好處也包括將未知因素減少為可量化的因素，將當前項目狀態與項目基線進行比較和基準測試。它還為項目和項目集提供更高維度的洞察。

14. 利益相關者映射

利益相關者對項目有著既得的利益，但他們也可能反過來影響項目執行。因此，項目經理需要知道項目的利益相關者是誰，以及他們可能如何影響項目。

而這就是利益相關者映射這種項目管理技術的用途所在。這是一個信息整合的過程，它列出了項目的利益相關者，并讓項目經理知道如何管理這些利益相關者，以及哪些利益相關者需要在什么時候知道什么信息。

利益相關者可以是多種多樣的。產品的客戶或用戶是利益相關者，但行業和市場、供應商和投資者也是利益相關者。他們可以是新客戶或舊客戶、零售商，甚至是項目團隊，如項目經理、開發者、設計者或管理層。總的來說，他們可以被劃分為兩類：內部利益相關者和外部利益相關者。然后，可以使用項目儀表板和甘特圖來報告項目進度，并保持利益相關者的知情權。

15. 可行性研究

有許多方法可以確定一個項目是否值得進行。其中一種項目管理技術就是可行性研究。這是一種評估項目計劃是否切實可行并能夠引導項目結果的管理方式。

可行性研究考察組織團隊是否有足夠的資源來完成項目，以及執行項目能否獲得預計的投資回報率。

可行性研究可以在項目提案之后進行實施。它是項目規劃階段的一部分，通過 SWOT 分析或項目風險評估來完成?？尚行匝芯靠疾斓氖虑榘ㄊ袌鰴C會，風險利弊，政策影響等等。

16.敏捷項目管理方法（Agile Project Management）：與傳統的瀑布模型相比，敏捷方法更加注重靈活性和快速響應變化。團隊通過短期的迭代周期（稱為沖刺）來完成工作，每個迭代周期結束時都會產生可交付的產品增量。敏捷項目管理方法強調持續交付、團隊協作、客戶反饋和快速適應變化。

里程碑計劃（Milestone Planning）：里程碑是項目中的重要事件或階段的關鍵標志。里程碑計劃是一種基于項目關鍵階段的計劃方法，通過設置和跟蹤里程碑來管理項目進度。里程碑計劃幫助團隊集中注意力和努力，確保項目按計劃推進，并及時應對風險。

17.項目評估（Project Appraisal）：項目評估是在項目啟動之前進行的一項重要活動，旨在評估項目的可行性和潛在風險。評估過程通常包括對項目目標、資源需求、風險和收益進行分析，以確保項目符合組織目標，并能夠創造可持續的價值。

18.閉環溝通（Closed-loop Communication）：閉環溝通是一種確保信息傳遞和理解完整的溝通方法。在項目管理中，閉環溝通確保消息從發送者到接收者的完整傳遞，并且接收者理解和確認了消息內容。這有助于減少誤解和錯誤，提高項目執行的效率和準確性。

19.質量管理（Quality Management）：質量管理是確保項目交付物符合預期質量標準的過程。它包括質量規劃、質量保證和質量控制。質量管理的目標是通過持續改進和嚴格監控來確保項目交付物的質量，以滿足客戶的需求和期望。

關于項目管理軟件

想要更好地進行項目工作管理，最好應用技術方法并搭配項目管理軟件來執行項目，這樣可以提高效率，并將團隊聯系起來，以便更好地進行協作。

PM Project是一個在線項目管理產品，具有增強項目管理技術的功能，并將其與實時儀表板集成，以監控和報告工作進度。同時，可以使用在線甘特圖可以進行工作拆分和時間規劃，更便捷地管理項目進度。也可以使用看板可視化工作流程，并更高效地完成工作