如何進行多項目管理？看這篇就夠了（如何進行多項目管理工作-）

如何進行多項目管理？

很多項目經理只負責一個項目往往是一種奢侈，經常是管理多個項目，甚至是毫不相干的項目，多項目管理并不是增加了一個項目那種工作量的增加，更多的事是1 1>2的成倍的工作量和需要操心的事情增加。

如何做好多項目管理，不是一件簡單的事情，需要考慮的維度很多，經常會出現各種問題：

1. 資源競爭問題：資源的短缺或沖突可能會導致項目延期；

2. 綜合規劃難度大：項目之間的復雜度和聯系可能會使規劃更加困難；

3. 風險管理問題：一個項目發生問題可能會對其他相關項目帶來影響；

4. 組織結構不協調：團隊可能會錯失合作機會，降低整體效率，造成合作難度；

5. 管理團隊分散：團隊可能會無法相互支持和協作，影響多項目整體進程；

6. 輸出成果復雜：由于多個項目的相關性，項目成果的交付更加復雜；

7. 進度控制困難：工期控制可能會被多個項目的相互關系所復雜化，導致難度大；

8. 知識管理難度高：在多項目管理中，各個項目之間的知識無法共享或流通，可能會增加難度；

9. 計劃沖突問題：不同項目的計劃可能會相互沖突，導致工期無法統一安排，違背整個多項目的計劃；

10. 質量管理多元化難度大：不同項目可能會有很大的差異，使得團隊需要管理唯一的質量標準更加困難。

今天分享給大家多項目管理的一些思路。供大家參考

1. 明確項目優先級：

首先需要對所有的項目進行評估，確定它們的重要性和緊迫程度，并確定項目之間的相對優先級。高優先級項目獲得更多的關注和資源，這將有助于避免將時間和精力浪費在不太重要的項目上，從而使時間分配更有效，避免項目間資源沖突。

一個公司可能有多個項目需要同時處理，比如新產品開發、市場推廣、客戶服務、內部系統升級等。首先需要對每個項目進行評估，確定它們的重要性和緊迫程度。

例如，新產品開發可能是公司未來的核心業務，因此是高重要性和緊迫性的項目，需要獲得最高的優先級；市場推廣可能是增加收入和品牌知名度的關鍵，因此也是高優先級項目；而內部系統升級可能是為了提高效率和降低成本，對業務影響相對較小，因此是較低優先級項目。確定了每個項目的相對優先級后，就可以按照優先級順序安排工作，避免項目之間資源沖突，提高工作效率和成果。

2. 制定個人工作計劃：

根據項目優先級和進度安排，制定自己的工作計劃和時間表，明確工作重點和要完成的里程碑，合理安排工作時間，避免時間上的沖突和錯位。制定工作計劃可以幫助你掌握所有項目的整體情況，確定工作重點和進度，防止進度延誤。

假設你有3個項目需要負責:

項目A:CODING階段,需在本月底完成,里程碑是15日完成MODULE 1,25日完成MODULE 2。
項目B:測試階段,需在下月初完成,你需要在本月參與用例設計與評審,預計需5天。
項目C:需求評審階段,需在本月中旬進行評審會議,你需要提前3天準備相關資料。

根據以上項目進度,你的個人工作計劃可以制定如下:

本月工作重點:項目A的MODULE 1與2開發
第一周:

1-5日: 項目A開發MODULE 1,項目C需求評審資料準備
6-7日:項目A開發MODULE 1
8日:項目C需求評審會議

第二周:
9-12日:項目A開發MODULE 2
13-15日:項目B用例設計評審
16-20日:項目A開發MODULE 2

第三周:
21-25日:項目A開發MODULE 2
26-31日:項目B用例修訂

可以看到,根據項目進程與優先級,你制定了三周的詳細工作計劃,明確了工作重點與各項目的具體工作日,同時兼顧了所有項目的工作demand與里程碑,合理安排了時間,避免了工作的沖突與錯位。

如果某一天無法完成工作,還可以及時調整計劃,重新平衡工作量。

個人工作計劃的制定可以最大限度發揮工作時間的效率與效果,特別適用于負責多個項目的工作模式。但是計劃的實施還是需要一定靈活性,需要結合實際工作進展與項目變化進行動態調整與優化。

個人工作計劃的制定考慮項目特點與需求—>確定工作重點—>進行時間分配與安排—>制定詳細日程并控制進度,這是一個反復運作的過程,需要不斷改進與優化。個人工作計劃是多項目管理的基礎。

3. 約束任務數量：

適當約束接手項目的數量，避免工作負荷過重而難以高效執行，合適地分配工作任務可以提高工作效率和質量。同時可以考慮協調其他人與你共同分擔部分項目工作，共同完成項目的工作。

假設你作為項目經理,下屬有3個項目團隊,現有2個新項目(項目D和項目E)需要啟動。

根據以往項目經驗,每個項目團隊可以高效完成的項目上限是:

項目團隊1:2個項目
項目團隊2:3個項目
項目團隊3:1個項目而你作為項目經理,要兼顧各項目的溝通、協調和管理工作,一次可以有效管理的項目數量上限是4個。

那么面對2個新項目的啟動,你的處理思路可以是:

1)首先檢查現有項目組合情況:

項目團隊1負責項目A和項目B,處于正常進展中;
項目團隊2負責項目C、項目D和項目E,項目C & D正處于測試階段;
項目團隊3僅負責項目F, coding階段;
項目經理直接管理項目A、B、C、D共4個項目。

2)根據項目團隊和個人的任務量上限,你不能再直接管理新的項目,所以需要進行重新調整:
項目D交由項目團隊3負責,項目團隊3的任務量符合上限;
項目E可以跟項目A進行工作或里程碑的一部分整合,項目團隊1具有余力,項目經理的直接管理項目數維持不變。

3)如果以上安排還是超過限制,可以考慮引入新的項目團隊或人員與你分擔部分項目管理工作,以確保項目可以高質量地執行。

總之,在多項目管理中,合理約束與分配任務數量是關鍵。需要根據項目特點與需要,結合團隊和個人的管理能力,使項目與資源達到最優匹配。

如果出現超限的情況,則需要調整任務安排或引入新的資源與你共同協作。適當授權也可以減輕你的工作壓力。

4. 進行任務歸類：

對各項目的任務進行功能歸類，相關的任務集中處理，可以減少思維切換的次數和強度，提高工作效率，流程規范，有助于讓你快速地適應每個項目。

假設你負責3個項目:

項目A:CRM系統開發,包含需求分析、程序設計、測試用例設計等任務。
項目B:產品研發,包含市場調研、特征設計、結構設計、原型設計等任務。
項目C:團隊建設,包含招聘員工、制定規章制度、組織團建活動等任務。

這3個項目的任務類型比較混雜,會導致你反復切換思維模式,難以投入,效率較低。

那么你可以將這些任務進行如下歸類:

1)需求類:項目A的需求分析,項目B的市場調研
2)設計類:項目A的程序設計,項目B的特征設計、結構設計、原型設計
3)管理類:項目C的招聘員工、制定規章制度、組織團建活動然后你可以按分類 集中地處理這些任務:

第一天:處理需求類任務,完成項目A需求分析和項目B市場調研。
第二天:處理設計類任務,完成項目A程序設計和項目B結構設計。
第三天:處理管理類任務,完成項目C的員工招聘與規章制定。

通過這種分類思維與工作模式,可以減少不同任務之間的切換,提高工作集中度,大幅度提升工作效率與效果。而當你再遇到新的項目或任務時,也可以快速找到對應的分類,采取分類駕馭的方法,實現多項目管理。

任務歸類有助于發展專業能力,培養專注的工作習慣。通過分類管理不同項目的任務,可以減少邁出思維的調整成本,提高工作效率。

5. 建立信息中心：

需要創建信息中心，匯總所有項目的進度、問題、資源和經驗信息，建立管理檔案。通過此系統可以掌握每個項目的整體情況和自己的工作重點，進行比較和選擇，提高溝通協調效率。

假設你負責3個項目:項目A,項目B和項目C。

為有效管理多個項目,你決定建立項目信息中心,其內容可以包含:

1)項目進度:

項目時間表、關鍵里程碑進展等,用于掌握每個項目的整體進度。

項目A:需求階段,將在下周完成 ；
項目B:開發階段,本周完成核心模塊開發 ；
項目C:測試階段,上周完成系統測試,本周進行性能測試；

2)項目問題:

項目過程中遇到的各種問題,用于參考和協調解決。

項目A:需求不清晰,重新梳理中
項目B:核心算法未達要求,團隊正在重新設計
項目C:測試環境網絡不穩定,正在排查中

3)項目資源:

每個項目所需要的資金、人員、設備等資源狀況。

項目A:還需增加2名開發人員
項目B:開發資金使用60%,還有40%未用
項目C:測試環境服務器性能不足,已申請更換

4)項目經驗:

每個項目執行過程中的成功經驗和教訓,用于知識分享和管理水平提高。

通過建立此信息中心, 可以清晰全面地掌握每個項目的進展、問題、資源與經驗,有助于項目之間的溝通協作和決策的制定。同時也便于發現多個項目之間的依存關系,采取積極主動的措施予以協調。這個信息中心也使你能夠快速定位到任何一個項目的動態或細節,進行比較和分析。

信息匯總與共享是多項目管理的基石。建立信息中心有助于項目協同和管理決策,是進行有效監控與協調的關鍵。帶著"掌握全局、關注細節"的思維,不斷完善和利用信息中心,可以大幅度增強多項目管理的效率與效果。

6. 跨項目管理經驗總結：

不斷總結自己在跨項目管理過程中的成功與失敗經驗，精進多項目管理的技能，特別是時間管理、溝通管理和風險管理的能力，并將其用于后期的項目管理工作，從而不斷提高自己的跨項目管理能力。

1）. 時間管理

在跨項目管時，如果沒有優秀的時間管理技能，可能會導致時間的嚴重浪費，因此建議在項目中收集數據以了解與進度相關的變量。同時，可以使用Gantt圖或其他項目進度表來清晰地規劃每個項目的時間線，為團隊成員制定清晰的時間表。如果有團隊成員出現時間管理問題，及時與其交流并協助解決，以保證項目的按時完成。

2）. 溝通管理

在跨項目管理中，好的溝通管理能力是至關重要的，需要建立一個透明的溝通渠道，保持不間斷的溝通，了解每個項目的進度和問題。及時開展小組會議、展示團隊成績以及進行項目評估，以保證在整個項目期間能夠確保溝通，幫助團隊保持團結。

3）. 風險管理

跨項目管理中存在的風險要比單個項目管理更多。因此，要評估每個項目的風險，制定適當的風險管理計劃并實施。對于跨項目共享的資源，應當建立相關文檔以確保他們能在整個項目中管理。此外，要確保在整個跨項目管理周期中，采取正確的保險措施，以最大程度地減少風險。

4）. 經驗總結

要不斷總結自己在跨項目管理過程中的成功和失敗經驗，形成經驗教訓，以便在隨后的項目中應用。應當開展一些項目報告和相關文檔，記錄分享實際經驗，考慮一些成功的案例，以及了解失敗的原因，并確保將這些經驗用于下一輪管理工作。

7. 求助與協作：

在工作量較大或遇到問題難以解決的情況下，應及時求助相關人員，通過溝通和協作完成項目工作，并借鑒他人的管理經驗，通過相互協作提高工作效率和質量。

分享給大家一些常用的求助方法：

1. 尋求超過自己專業水平的同事或外部專業服務的幫助。這有助于提供特殊技能或知識，并縮短完成特定任務的時間。

2. 詢問前任或已具備相關經驗的同事。這可以獲得過去類似問題的獨立意見和知識，并避免自己犯了同樣的錯誤。

3. 向上級領導尋求指導。當任務過于復雜時，應將任務重點和工作時間提供給上級領導，并要求建議，讓上級領導為提供指導和建議。

4. 參加團隊會議或討論。集體的智慧往往比個人更強，所以在團隊中分享想法，邀請同事提供反饋和建議會很有幫助。它還可以提供獲取額外支持或資源的機會。

5. 在公司或學校內尋覓志愿者幫助，例如，可以尋求幫助執行普通工作以節省時間，或是將某些任務委托給合適的人員。

6. 通過郵件、電話或在線通信，例如Skype或微信等即時通訊工具尋求客戶、合作伙伴、供應商的協作和幫助。這些工具方便我們隨時與他們交流溝通，以節省時間并保持信息更新。

8. 定期自我復盤和反思：

定期檢查個人的工作計劃與進度，評估工作總體情況，發現問題并進行調整，特別關注項目間工作狀態的均衡與協調，不斷提高自己的多項目管理水平。自我審核不僅對跨項目管理的個人發現問題及時處理，同時對下一步管理工作的管控也有很大的幫助。

近期熱文：

即興發言怎樣避免語無倫次？記住這個即興發言萬能公式

企業進行數字化轉型，價值效益如何衡量？

Prince2項目管理所有精華看這篇就夠了

一文搞懂EVT、DVT、PVT、MP及其實例

圖解最全面的華為IPD流程知識精華

項目經理新接手一個項目如何開局？

一文讀懂華為LTC流程和變革精髓！

華為對項目經理的要求是什么？3項技能5項素質

一文掌握NPI新產品導入流程管理實例

PMO和PM必知從戰略到落地的核心管理工具：OGSM模型