——把握流程節點，提高組織工作效率
【客戶行業】生產制造業
【問題類型】流程管理
【客戶背景】
某大型生產企業，是2000年成立的民營鋼鐵生產制造型企業，是目前國內最具規模的、具有完全自主知識產權及先進研發能力的生產企業。現有職工近萬人，崗位類別分別為生產類、技術類、銷售類、職能管理類等。
近幾年隨著企業的不斷發展、人數增加，以往“重經營輕管理”的管理方式逐漸暴露出一些問題，大家都感覺到企業出現了“大企業病”，雖然是民營企業，卻感覺到效率低下、流程繁瑣。比如，在企業中雖然有具體工作流程，但是往往是老板一句話，就脫離了流程規定，與制度性的規范脫節；部門之間協作程度不高，需要多個部門一起協作時，往往需要多次催促或者領導施壓，才能完成；在公司想辦一件簡單的事情都需要層層審批上報，效率很低……這些問題對企業整體工作效率的提高有著很大的阻礙影響，也令企業領導很頭疼。經過企業高層領導商討，決定與人力資源管理咨詢專家——華恒智信展開合作，幫助企業改變現狀，脫離因為流程問題給企業帶來效率降低的桎梏。
【華恒智信分析解讀】
經過與該企業各層級管理人員的認真溝通交流，華恒智信咨詢師團隊認為企業內部工作流程存在的問題主要體現在以下幾個方面：
一、人治大于法治，規范性不足
通過調研了解到，雖然公司目前有具體的工作流程，但是與實際開展的工作脫節。比如，公司內部的評獎評優原本有一套規范流程，包括參選資格、評選標準、評選方法、公示結果等，但在實際開展中，往往由老板一人決定，老板認為某個人表現優秀、工作努力，就直接把獎勵和榮譽給到某個人，比較主觀，導致下次也不再按照評選流程來，對其他員工缺少一定的公平性。久而久之，大家對公司的規章制度不重視，認為由老板一人決定，導致制定的流程形式化、缺乏應用的規范性。
二、部門合作困難，橫向協作程度低
在一個團隊中，橫向協作是高效實現組織目標和績效提升的關鍵。在該企業中，各部門之間的協作依賴于人與人之間的關系，只要涉及多部門協作，就需要不斷催促甚至領導施壓才能勉強完成。此外，該企業分工過細，一個事情的處理過程需要由多個部門合力完成，運作的時間長、成本高，信息在各部門流通時有需要花費大量的時間和精力進行溝通、交流。每個部門都認為自己很忙，對需要合力完成的事務，可能不能優先處理。因此，該企業內部部門之間橫向合作十分困難，協作程度低。
三、工作往往需要層層匯報，效率低下
通過調研了解到，該企業的縱向層次過多，導致機構臃腫，辦事效率低下，一件很簡單的業務，需要層層上報。比如，簡單的臨時采購事務，需要部門先提交采購需求申請，上報到行政部門，行政部門需要上報給相關管理層，管理層需要開會討論，將結果反饋給采購部門，采購部門和行政部門溝通細節，再進行采購，在此過程中，還需要和財務部門做好協調工作。過程中，領導的時間被大量占用，動不動就要找領導簽字。簡單的事情，處理流程尚且如此繁瑣，何況較為復雜的事情。因此，該企業的員工反映，想要在公司做事很難，需要層層上報審批，比較麻煩，工作效率很低。
【華恒智信解決對策】
一、在開展工作中逐步變人治為法治
由于民營企業的現實問題，突然變人治為法治比較困難，在實施過程中也無法立竿見影。因此，華恒智信建議該企業逐步開展規范化的法治工作。在日常的開展中，提高溝通意識，重要決策多進行開會決議；對于公司制度已有的規范制度，確保按照規定公正執行。華恒智信通過與領導溝通，反饋大家的意見，在領導的牽頭作用下，逐步建立規范化的流程體系，保障公司穩定運行。
二、固化工作協作的時間要求，建立橫向協作表
針對該公司橫向協作困難的問題，華恒智信建議：固化工作流程節點，建立橫向協作表。
在開展工作時，對需要多部門協作完成的事務進行梳理，并規范完成時間，比如報銷業務，各部門需要在采購后一周內把花費發票、收據等憑證上交給財務部門，財務部門一周內完成報銷業務。通過明確工作完成時間，能夠對各部門起到規范和約束作用，提高協作效率。
為了快速建立規范，項目組建議各部門梳理建立橫向協作表，能夠幫助各崗位清晰地了解每項工作的主要負責部門、協作部門、工作進度、完成情況、截止日期等。通過建立橫向協作表，約定協作事項的時間、標準、對接人，能夠提高協作效率。同時，能夠促進信息和資源的共享，使工作能夠高效完成。
三、針對工作的緊要程度，適當授權，建立分級報備審批機制
針對該公司縱向流程節點過多，造成效率低下的問題，華恒智信建議根據事務的重要程度不同，適當授權。針對關鍵問題、緊要問題、關乎企業戰略發展的重大問題，要走正常的流程，層層審批、管理者討論決定；針對一般事務，變審批為告知。比如，公司的正常工作安排、招聘計劃的落實情況等，可以由部門負責人直接信息告知老板即可，不必等待簽字決策；對于一些簡單問題的處理，比如一定金額以內的辦公用品的采購等可以直接授權給相關部門負責人，由部門負責人全權決定。
【華恒智信總結】
流程管理，是保證工作效率提高的關鍵；只有將流程中的各個節點把握好，才可以將工作做的更順暢，讓人員的效率迅速提高。在本案例中，該企業由于管理流程不合理，引發一些問題，比如，實際工作與制定的規范脫節，導致人治大于法治；橫向協作困難，大部分依靠人和人之間的關系，關系熟悉就樂于幫忙，不熟悉就不斷推遲進展；縱向節點過多，導致處理一件簡單的事情需要層層審批上報，效率極低。針對這些問題，華恒智信建議：加強溝通意識，確保按照公司已有制度執行工作;建立橫向協作表，把握工作完成時間；根據事務的輕重緩急，進行分類處理。
完善工作流程，從民主決議、節點把控、分權授權角度提高組織績效。在二八原則的指導下，對每一步關鍵點加以控制，對非關鍵點靈活處理，能夠提高組織團隊協作程度、工作效率，并實現組織整體績效提升的良好效果。
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