實施業務流程管理(BPM)計劃的步驟(什么是業務流程管理bpm)

業務流程管理是每一個企業或團體存在的意義所在,如何更好的管理業務流程成為核心,業務流程從梳理、設計建模、運行、監控、分析優化等步驟都是流程實施工作內容,如何做好業務流程管理實施工作就至關重要,會影響到業務流程后續可執行性。

實施業務流程管理(BPM)計劃的步驟(什么是業務流程管理bpm)

實施工作

以下從七個步驟講解一下如何實施BPM業務流程管理(單個流程):

step1:所有BPM實施均應從項目啟動會開始

假設該項目有業務發起人,確定了流程所有者,并且認為該項目適合BPM業務流程管理,那么第一步就是項目啟動。應該為所有參與者明確定義啟動會議的角色。應該建立和審查溝通計劃,以澄清會議,方法和其他溝通的頻率,例如相關的項目周報計劃等。啟動活動是對任何不熟悉BPM和項目目標的團隊成員進行培訓的機會,讓每個人都在同一維度上,并宣講實施BPM業務流程管理后每個人將獲得的好處,特別是針對繼續進行業務流程進行業務支撐的業務部門,在后續項目實施過程中將會得到意想不到的工作支持。

實施業務流程管理(BPM)計劃的步驟(什么是業務流程管理bpm)

step2:業務流程數據收集與理解

項目實施團隊應收集業務流程過程中使用的辦理情況和數據。考慮提供模板清單文件以進行澄清,最佳實踐和一致性。數據將包括時間、數量、示例文檔或表格、屏幕截圖或對當前業務的一些注意事項。業務數據的收集將會是后續項目實施關鍵。

當你遇到無法管理或無法理解的流程,因此第一步需要定義一種組織,記錄和維護流程的標準方法。可能需要考慮根據業務流程成熟度模型評估,并確定要實現的“流程成熟度”(目標)水平。收集當前業務流程數據并不是簡答的收集,還需要規范化管理分類:

1)詳細定義崗位信息-根據組織的規模,必須確定誰來處理業務流程環節,處理方式和結果。

2)建立標準化框架-應遵循一個標準框架以確保分類,命名約定,建模標準等。APQC 為許多行業提供了框架,而BPMN是EPC(事件驅動流程)活動級別的流行標準規范,還定義版本控制和文檔其他方面的標準,也很可能希望選擇一種用于建模的工具。

3)建立存儲庫定義存儲過程模型和文檔的位置。

實施業務流程管理(BPM)計劃的步驟(什么是業務流程管理bpm)

數據收集

step3:收集原始業務流程討論

與主要利益相關者和流程參與者進行研討會,以了解和記錄當前流程。每次會議需要深入了解該流程,在這里可以使用流程圖,協作和其他流程展現方法之類的技術。記住要收集一整套業務過程,不僅要收集步驟和活動的時間,還要收集重要的指標,例如涉及多少人,處理的數量,環節處理結果,流轉條件等。

step4:原始業務流程分析

一旦了解了所有原樣流程信息,需要對原運行的流程進行分析。第一個主要目標是確保了解現有流程(活動)所面臨的挑戰以及改進流程的真正目標是什么。看看可以合并哪些步驟,可以消除哪些步驟,可以通過技術/自動化促進哪些步驟。對于更復雜的流程的某些分析可能需要由業務或系統分析師進行專項分析,通過離散化方式一步步簡化復雜流程。

在計劃級別,應該從目標與流程的協調開始。雖然大多數所有流程都可以從BPM改進工作中受益,但是應該優先考慮那些具有最大業務潛力的流程改進項目。

實施業務流程管理(BPM)計劃的步驟(什么是業務流程管理bpm)

流程分析

step5:流程設計建模

隨著業務流程數據收集、討論和分析等步驟,以及業務流程實施目標掌握,對當前業務流程已經非常熟悉,期望達到的狀態和需求。就需要對業務流程進行設計,在設計過程中需要充分考慮每一種可能出現的情況,先粗后細,逐步優化。在有設計設計建模工具的情況下,利用工具可更好的設計和進行模擬運行,更快的根據實際業務場景進行設計流程檢測。

實施業務流程管理(BPM)計劃的步驟(什么是業務流程管理bpm)

流程建模

step6:執行和監控流程-旨在不斷改進

設計建模流程在模擬執行后,投入業務部門進行試運行,對流程參與者進行操作和使用培訓,并開始監控試運行情況。定期檢查結果并重新評估,以查看可以進行哪些其他更改以進一步改進設計業務流程。依次流程實施為基準,建立規范化實施業務流程方案和步驟,為其他業務流程實施工作奠定基礎。

實施業務流程管理(BPM)計劃的步驟(什么是業務流程管理bpm)

step7:組織培訓

流程試運行調整優化結束后,需要將業務投放到業務線上全面使用,確保業務中的每個人都知道新流程中對應崗位角色的職責,業務全貌過程,相互之間關聯等需要呈現給每一個人員。

要找到兩個相同的BPM項目將非常困難。流程的復雜性、企業文化、內部政治、個性化、組織規模和其他因素使每個項目都變得非常不同,需要不同的實施模式開展。但是結構合理,有效的項目往往會以類似的方式進行。提供以下步驟作為參考,每個步驟可能花費多長時間(如果確實需要該步驟)因需要而有所不同。

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