根據中華人民共和國檔案行業標準DA/T22-2015《歸檔文件整理規則》的要求，檔案整理的一般程序是按年度收集——定“件”——分機構（問題）——劃分保管期限——排列順序——修整文件——蓋歸檔章——文件編號——填寫備考表——裝盒——編制目錄——掃描——裝訂——排列上架。
檔案收集已經在《檔案工作中最關鍵最基礎的環節——檔案收集》寫過了，接下來就從組件開始今天的內容吧。
1、第一步：組件
（1）件的構成
歸檔文件一般以每份文件為一件。
正文、附件為一件；
文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；
轉發文與被轉發文為一件；
原件與復制件為一件；
正本與翻譯本為一件；
中文本與外文本為一件；
報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；
簡報、周報等材料一期為一件；
會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；
來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。
有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。
（2）件內文件排序
歸檔文件排序時，
正文在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
轉發文在前，被轉發文在后；
原件在前，復制件在后；
不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；
來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。
有文件處理單或發文稿紙的，
文件處理單在前，收文在后；
正本在前，發文稿紙和定稿在后。
第二步：分類
包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等工作。
歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。
對一份檔案文件材料同時采用年度、保管期限、機構（問題）三種分類方法進行價值判斷。
檔案分類是以黨、國家機構和社會組織活動的職能分工為基礎，結合檔案內容中記述和反映的事物性質來設置類目。
通過分類可以揭示文件之間的內在聯系，決定編目、排列和上架的具體方法，使全宗成為一個有機整體，便于系統地提供利用。
常用的分類方法有年度分類法、組織機構分類法、問題分類法。
1、年度分類法
根據檔案文件形成的自然年度或專業年度分成各個類別。
將文件按其形成年度分類。
跨年度一般應以文件簽發日期為準。
對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發日期判定所屬年度。
跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。
跨年度辦理的文件歸入辦結年。
當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。
2、組織機構分類法
按照立檔單位內部的組織機構對檔案進行分類。
每一個具體的內部組織機構就是一個具體的類別。
檔案文件由哪個內部組織機構負責辦理（起草、承辦），在哪個內部組織機構中形成，就將其歸入哪個組織機構中。
3、問題分類法
按檔案文件內容所涉及的問題（主題）對檔案進行分類。
適合立檔單位小，內部組織工作有交叉。
如根據檔案內容可分為“綜合類”、黨群工作類、人民代表大會類、農林水利類、工業交通類、財糧貿易類、計統基建類、科學文衛類、政法軍事類、人事勞動類、行政事務類等。
注意：機構分類法與問題分類法不能同時采用，需要根據機關歸檔文件的實際情況選擇其中一種。
第三步：排列
最低一級類目采用組織機構分類法分類的歸檔文件，可依據編制部門下發的編制文件中的內設組織機構次序或機關習慣次序進行排列。
一般是綜合性部門在前，業務性部門在后。
最低一級類目中采用問題分類法分類的歸檔文件，可按照分類方案所編排的問題順序排列。
一般黨群工作類在前，行政管理類、業務工作類在后；綜合類在前，專題類在后。
按時間結合事由排列。
同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。
會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
注意:不過分強調事由原則，放棄重要性程度標準。
第四步：編件號
永久、定期30年、定期10年三種歸檔文件的件號每年都從“0001”開始編制，形成的目錄分別裝訂成冊。
第五步：編頁碼
歸檔文件以件為單位編制頁碼。
頁碼應逐頁編制標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。
第六步：填寫歸檔章
歸檔章是檔號在紙質歸檔文件材料中的具體體現，應該蓋在文件首頁上方空白位置，統計報表等橫式文件，在文件右側居中位置加蓋歸檔章。
歸檔章填寫要用漢字書寫要規范、準確。
歸檔章的樣式
歸檔章的填寫
第七步：填寫備考表并裝盒
將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。
注意：不同年度的歸檔文件不得裝在同一檔案盒內；不同保管期限的歸檔文件不得裝在同一盒內。
備考表的填寫需要注意的地方
檔案盒脊填寫需要注意的地方
注意：檔案盒脊背需要用黑色簽字筆填寫。
第八步:文件的修整修裱破損文件
為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂前必須對歸檔文件材料逐件進行檢查，對破損的文件材料要進行修補裱糊。
第九步：編目
歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。
裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面。
著錄項說明：
a）序號：填寫歸檔文件順序號。
b）檔號：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。
c）文號：文件的發文字號。沒有文號的，不用標識。
d）責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[ ]”。
f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。
g) 密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。
h）頁數：每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。
i）備注：注釋文件需說明的情況。
編目的樣式
第十步：數字化掃描
掃描前，去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等，保持資料的整齊，不能出現資料內容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現象。
掃描形成文件保存為多頁PDF格式，文件命名為檔號，
即全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，
如全宗號為0001的單位，2018年度，文書檔案第一件，保管期限為永久，機構（問題）為辦公室的檔號為:“0001-WS·2018-Y-BGS-0001”，其中WS是文書的拼音代碼，Y是永久的代碼（定期30年用D30,定期10年用D10表示），BGS是機構（問題）辦公室的拼音首拼的大寫字母。
掃描完成后，把目錄和掃描件移交區檔案館進行轉換，轉換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒，并及時完成檔案數據的備份工作（需要用檔案專門的光盤進行存儲）。
第十一步：裝訂
歸檔文件以“件”為單位逐件進行裝訂。
屬永久和30年保管期限的，根據文件的厚薄，文件頁數較少時，采用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂；文件頁數較多時，采用“三孔一線”左側裝訂。
定期10年期限檔案的可用訂書機裝訂。
第十二步：入庫排架
將檔案盒按保管期限和盒號先后次序依次放入檔案柜內。
排列順序：自上而下，自左自右。
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