一張完美的圖紙不等于一棟堅(jiān)實(shí)的大樓。
我們前期不管做多完美的計(jì)劃，后期具體實(shí)施的時(shí)候都會(huì)出現(xiàn)各種意想不到的變化。
計(jì)劃是會(huì)發(fā)生變化的，而這些變化來(lái)源于：
對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，一定要學(xué)會(huì)“在動(dòng)態(tài)之中調(diào)整計(jì)劃”。
所以，下面環(huán)環(huán)給大家推薦十個(gè)控制項(xiàng)目進(jìn)度的方法。
1
項(xiàng)目里程碑點(diǎn)設(shè)置
這是幾乎所有項(xiàng)目經(jīng)理都會(huì)做并且也需要會(huì)的方法。
2
項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置
項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置和項(xiàng)目里程碑點(diǎn)設(shè)置有何不同？
這個(gè)涉及到的是關(guān)鍵路徑和非關(guān)鍵路徑。項(xiàng)目經(jīng)理要特別注意在一個(gè)項(xiàng)目中，那些對(duì)項(xiàng)目本身影響更大的關(guān)鍵點(diǎn)能否按時(shí)完成。
采用80/20法則，對(duì)關(guān)鍵路徑（關(guān)鍵點(diǎn)）進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，對(duì)非關(guān)鍵路徑（非關(guān)鍵點(diǎn)）進(jìn)行少關(guān)注，或者授權(quán)別人去關(guān)注。
對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目成功與否，有時(shí)候就在于那幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理只要能把那幾個(gè)重要的關(guān)鍵點(diǎn)控制好，基本上項(xiàng)目延期的可能性就很低。
3
預(yù)警機(jī)制
什么叫預(yù)警原則？即人為的對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行把控和提醒相關(guān)人員。
對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，在項(xiàng)目關(guān)鍵路徑的把控上一定要設(shè)立預(yù)警機(jī)制，才能大大減少項(xiàng)目延期的可能性。
比如，一個(gè)項(xiàng)目的開發(fā)周期計(jì)劃為10天，那么做為項(xiàng)目經(jīng)理絕不能在第10天的時(shí)候才去跟負(fù)責(zé)開發(fā)的技術(shù)人員溝通，因?yàn)樗蟾怕蕰?huì)告訴你做不完，甚至還會(huì)找出上百個(gè)理由來(lái)回懟你。
所以，項(xiàng)目經(jīng)理必須設(shè)立預(yù)警機(jī)制，在工期進(jìn)行到一半的時(shí)候，就需要去跟開發(fā)溝通項(xiàng)目進(jìn)度問(wèn)題，千萬(wàn)不能等到最后一天再去“提醒”對(duì)方，否則項(xiàng)目肯定會(huì)延期。
4
項(xiàng)目周報(bào)
其實(shí)很多公司都有周報(bào)，但是并不是所有的周報(bào)都發(fā)揮了作用。
比如，有的員工為了體現(xiàn)自己工作任務(wù)多、時(shí)間長(zhǎng)，將一項(xiàng)工作拆成幾個(gè)。其實(shí)根本沒(méi)什么用。
下面這個(gè)項(xiàng)目周報(bào)模板大家可以作為參考。
此周報(bào)模板強(qiáng)調(diào)以結(jié)果為導(dǎo)向，讓項(xiàng)目經(jīng)理和大領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)?xiàng)目一目了然。
5
項(xiàng)目月報(bào)
項(xiàng)目月報(bào)包括以下五個(gè)部分：
一、項(xiàng)目開發(fā)狀態(tài)總覽
二、本月重大事件
1.
2.
3.
三、重大偏差原因分析
- 所處階段
- 進(jìn)度偏差估計(jì)
- 偏差原因分析
- 人力資源偏差
- 主要影響（包括已經(jīng)能造成的影響和將要帶來(lái)的影響）
- 對(duì)策措施（包括已采取的和將要采取的）
四、存在問(wèn)題、困難和預(yù)警
- 存在的問(wèn)題和預(yù)警分析
- 需要的幫助
五、下月工作計(jì)劃
1.
2.
3.
在企業(yè)中，要建立匯報(bào)機(jī)制。以項(xiàng)目經(jīng)理為中心，所有項(xiàng)目相關(guān)信息匯集到給他，之后由項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)送給項(xiàng)目干系人。
6
項(xiàng)目甘特圖
甘特圖是項(xiàng)目經(jīng)理日常工作中常用的工具，利用甘特圖，我們可以非常清晰的看到一個(gè)項(xiàng)目，每一項(xiàng)工作的完成時(shí)間和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。
所以項(xiàng)目經(jīng)理要做的，就是每天早晨上班，打開甘特圖，了解項(xiàng)目的進(jìn)度情況、工作任務(wù)分配情況等，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控。
因?yàn)楹芏囗?xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理其實(shí)并不是專職的項(xiàng)目經(jīng)理，我們每天需要留出30%的時(shí)間去監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度。
（文末有獲取PM圈子整理的60個(gè)項(xiàng)目實(shí)用的甘特圖下載方式）
7
項(xiàng)目戰(zhàn)爭(zhēng)地圖
將整個(gè)項(xiàng)目做成一個(gè)完整的“戰(zhàn)爭(zhēng)地圖”，每一個(gè)人或部門的“作戰(zhàn)計(jì)劃”是什么，他們各自的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是什么。這樣做是為了，讓每個(gè)人和部門，不僅僅了解自己部門的項(xiàng)目計(jì)劃，而且能跟整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃相匹配，知道大家在做什么，進(jìn)度結(jié)點(diǎn)都處于什么位置。
這樣有利于各部門之間的項(xiàng)目配合，方便推動(dòng)整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行。項(xiàng)目經(jīng)理要制作一個(gè)項(xiàng)目“戰(zhàn)爭(zhēng)地圖”，及時(shí)的發(fā)布項(xiàng)目信息，讓整個(gè)項(xiàng)目組成員了解項(xiàng)目狀態(tài)。
比如像華為這樣的大公司，一般重大的項(xiàng)目都會(huì)有作戰(zhàn)指揮室進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理。
8
項(xiàng)目狀態(tài)轉(zhuǎn)移表
每一個(gè)項(xiàng)目的狀態(tài)是怎樣的，項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)具體情況進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。保證項(xiàng)目在每一個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量都通過(guò)驗(yàn)收。
質(zhì)量是一個(gè)項(xiàng)目的重要目標(biāo)，如果在前期對(duì)質(zhì)量把控不到位，后面整個(gè)項(xiàng)目都會(huì)受到影響。原本花一天時(shí)間對(duì)質(zhì)量進(jìn)行把控、監(jiān)督就可以，但到后期可能需要花10天去返工，重復(fù)性工作增加。
所以在一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，比如項(xiàng)目立項(xiàng)評(píng)審、樣機(jī)測(cè)試、產(chǎn)品中試等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理需要重點(diǎn)監(jiān)控。
9
項(xiàng)目變更管理
這是很多企業(yè)都非常頭疼的事情。為什么呢？
因?yàn)槠髽I(yè)沒(méi)有規(guī)范化的變更管理體系。
很多部門會(huì)打著所謂客觀事實(shí)的幌子，想怎么變就怎么變。今天客戶說(shuō)往東走，PM就得調(diào)整往東走，明天客戶說(shuō)往西走，PM就跟著往西走。有時(shí)候，客戶的一句話，可能讓整個(gè)項(xiàng)目部“瞎忙”一個(gè)月。
控制變更不是杜絕變更。變更的目的有兩個(gè)：
- 提高變更的水平；
- 減少變更次數(shù)。
需求發(fā)生變化是很正常的事情，但是不能無(wú)休止的隨意變。所以企業(yè)必須建立完整、規(guī)范的變更管理體系。
擁有規(guī)范的變更體系后，不要忘記找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。
每一次需求變更都需要找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字。一方面是為了確認(rèn)留底（保留證據(jù)），另一方面是為了反向影響客戶方慎重變更。畢竟每一次變更都去找領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，如果太過(guò)頻繁，也會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)注意，甚至?xí)|(zhì)疑他對(duì)項(xiàng)目管理的能力。
IT項(xiàng)目變更流程示例圖
10
項(xiàng)目溝通會(huì)議
項(xiàng)目經(jīng)理每天都要開各種大小會(huì)議，包括但不限于：
- 項(xiàng)目開工會(huì)
- 項(xiàng)目周例會(huì)
- 項(xiàng)目月度例會(huì)
- 項(xiàng)目階段決策評(píng)審會(huì)
- 項(xiàng)目結(jié)束會(huì)議
原本我們?cè)O(shè)想通過(guò)這些會(huì)議，明確項(xiàng)目目標(biāo)，提高對(duì)項(xiàng)目的協(xié)調(diào)、理解能力，讓項(xiàng)目能夠順利的推進(jìn)下去。
但是，在很多實(shí)際情況中，會(huì)議成了很多人唯恐避之不及的事情。一個(gè)會(huì)議開好幾個(gè)小時(shí)，車轱轆話反復(fù)說(shuō)，還沒(méi)有一個(gè)確定的結(jié)果，最后不了了之，浪費(fèi)大家的時(shí)間。
那么，我們?cè)撊绾伍_一個(gè)高效的會(huì)議呢？
有效實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度控制，是項(xiàng)目成功的重要保障，是每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理必須非常重視的工作。
以上，希望對(duì)大家在實(shí)際工作中有所幫助。
PM圈子 洞察50W項(xiàng)目經(jīng)理的苦與樂(lè)
你還有哪些控制項(xiàng)目進(jìn)度的方法？
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-THE END-
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