想知道企業電子合同如何進行管理,需要從合同準備、合同簽署、合同履行、合同歸檔四個管理流程中詳細了解。電子合同的簽署是需要通過電子合同訂立系統,并且在使用簽署前需進行實名認證,申請獲取可靠的電子簽名。
首先是合同準備階段,也就是需要提前擬定好雙方簽署的合同電子版文件,一般以word的形式進行編輯,確認雙方能夠接受的條款內容。
然后就是合同簽署環節,把準備好的電子版合同文件上傳到平臺,如果需要上級領導審批可以先進行審批流程,即提交部門領導人等待確認,確認好的合同內容再進行設置簽署信息,包括了簽署人、簽署時間、簽署順序等。
其中還涉及到了印章授權流程,即印章管理部門可以直接授權給你印章使用權限,無需再經手印章管理部門簽章操作。先簽署的一方進行確認,意愿認證,進行蓋章操作。然后就可以發送給另一方了,平臺會通過短信的方式通知,另一方進行同樣操作就可以蓋章完成合同簽署了。
合同簽署完成后就進入到合同履行階段,這期間需要員工進行合同履行的跟蹤與確認,然后進行款項的安排確認,最終按照合同時間確認合同完成。
合同完成后需要進行留檔管理,以便后續的查找。電子合同是電子化管理方式,因此歸檔工作也無需人工核對,事先建好相應的合同文件夾,一鍵移動即可歸類,搜索查閱非常的方便。
因此,相比紙質合同的管理,企業電子合同管理更加的便捷高效,幫助企業提高工作效率,降低各項成本開支。
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