Microsoft Planner 是一款簡單易用的任務管理工具，相信你已經完全掌握了怎樣創建和跟蹤計劃這樣的基本功能。
在本文中，我們將從實際使用中總結的一些經驗出發，給出一些更符合現實應用場景的使用技巧，希望可以幫助你進一步提高任務管理效率。
先有團隊還是先有計劃
當你接手一項業務或項目并打算使用 Planner 來將其編制成一份可執行的計劃時，首先要問自己一個問題：這個計劃有對口的團隊來執行嗎？
如果答案是肯定的，那么，在創建這個計劃的同時，一定要記得將此計劃“添加到現有的 Microsoft 365 組”，以便將其關聯到正確的 Teams 團隊。
那么，這樣做有什么好處呢？
一方面，這個 Teams 團隊的成員將自動成為這個計劃的成員，你不必再逐個添加計劃成員；另一方面，這個計劃將自動關聯到這個 Teams 團隊，方便你將它作為頻道選項卡添加到該團隊。
相反，如果你在創建 Planner 計劃時沒有將其分配到某個現有的 Teams 團隊，而是打算先創建計劃、再另行組建團隊，那么，在這種情況下，Planner 將會專門為這個計劃創建一個 Microsoft 365 組。稍后，你完全可以基于這個 Microsoft 365 組創建一個 Teams 團隊。
實現任務的結構化管理
Planner 計劃提供了一種叫做“存儲桶”的任務容器，它的作用是按照階段、工序、職能或者你認為有意義的其他任何標準來拆解計劃和組織任務，以此來為 Planner 計劃賦予一種立體化的“物理”結構。
另外，如果你要從另一種不同的視角來觀察計劃及其中的任務，還可以使用“標簽”功能來建立一種“邏輯”結構。
實際上，除了標簽之外，Planner 還提供了以分配對象、進度、截止日期或優先級作為分組依據的邏輯結構。
任務模板加速任務創建
如果你打算將若干個類似的任務序列歸入一個 Planner 計劃，同時，每當向此計劃中添加一個新的任務序列時，都為其創建一個存儲桶，那么，你就可以將最先創建好的那個存儲桶作為任務模板。
此后，每當需要添加類似的任務序列時，都可以將這個作為模板的存儲桶中的任務有選擇地復制到新的存儲桶，被復制的任務將會攜帶預先設置好的任務屬性。這樣，就省去了反復創建相同任務的麻煩。
附件的大用途不容小視
Planner 允許你為任務添加附件，例如有關當前任務的執行規范、參考指南或相關素材等，這些都是確保任務順利完成的配套保障措施，所以，如果有的話，應該盡量提供。
你可以添加多種來源的附件，包括上傳本地計算機上的文件、添加來自團隊的文檔或提供一個指向在線資源的 URL 鏈接。
將任務添加到 Outlook
每天可能都有很多工作等著你去完成，要想記住每一件事并不容易。最明智的做法是讓 Outlook 替你記住這些要做的工作，并適時提醒你。
Planner 允許計劃成員將各自的任務導入到他們自己的 Outlook 日歷，以便統一管理未完成的任務及其提醒。
讓團隊計劃歸集到團隊
Teams 團隊為統一訪問和管理團隊內容、對話和應用提供了一站式空間，最理想的狀況是，有關團隊的一切都歸集到 Teams 團隊之中。這樣，團隊成員就不必在不同的應用上下文之間來回切換了。
如果有一個 Planner 計劃已被分配給了你所屬的團隊，那么，你就可以將其作為選項卡添加到該團隊中的相關頻道，以便所有團隊成員可以直接從 Teams 團隊中訪問這個計劃。
自動完成例行任務管理
如果你是 Planner 計劃的所有者，你可能很想隨時掌握計劃的執行情況，例如哪些任務已完成、哪些任務即將到期、哪些任務進度滯后等。雖然你可以轉到 Planner 計劃中進行查看和跟蹤，但是，有沒有一種更自動化的途徑來掌握這些關鍵信息呢？
當然有！Power Automate 專門為 Planner 提供了很多連接器和流模板，你可以對諸多 Planner 操作實現自動化。只需轉到 Power Automate 主頁，并在“模板”中搜索你的需求，就可以很快找到適用的流模板。
基于現有計劃創建計劃
由于你在公司業務運營中扮演的角色是相對固定的，因此，你經手的業務或項目也幾乎都應該是類似的。雖然你已經很熟悉怎樣為這類業務或項目創建一份團隊工作計劃，但是，每次都要從頭開始創建，確實費時費力。
Planner 允許你基于現有的計劃來創建新的計劃，同時，又能避免將原始計劃中的專屬信息帶到新計劃之中。因此，你可以針對自己負責的業務或項目種類創建一個具有通用價值的計劃，并在此后，基于這個計劃來創建新計劃，從而最大限度避免重復錄入信息的麻煩。
總而言之，Planner 的設計理念是讓你能夠以簡單形象的方式組織團隊工作。希望上述的 Planner 高效任務管理技巧可以幫助你成為一名出色團隊工作規劃者！
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