發文辦理指單位內部在制發公文時，所進行的擬制、審定、簽署、發出等活動過程。
（一）擬制
1. 擬稿
擬稿是指按不同意圖起草公文，分為準備階段、寫作階段和修改階段。這是發文辦理過程的起點。
2. 會商
會商是指，文書內容涉及有關單位的職權范圍，需征得其同意和配合時所進行的協商活動。會商應由發文單位主動組織并及時通知協商的對象，做到不遺漏，可采取“跑會（商）”“函會（商）”召集會議協商等多種方式集中意見。如未就有關問題取得一致的意見，應向上級單位及時反映，請上級單位協調，不得擅自對外行文。
3. 審核
審核又稱核稿，指對擬辦好的文稿進行全面審核與修正。需要發文單位審議的重要公文文稿，審議前由發文單位辦公廳（室）進行初審。
主要審核以下幾方面內容 ：
（1）從控制發文的角度看，發文理由是否充分，是否必須發文。
（2）從行文方向的角度看，發文名義是否恰當，檢查文種是否正確，檢查有無多頭主送、濫抄濫報、隨意越級行文等現象。
（3）從文稿內容看，是否符合法律法規和相關路線方針政策，是否完整準確地體現發文機關意圖，是否同現行有關公文相銜接，以及所提的措施辦法是否切實可行。
（4）從語言表述看，是否標準、簡明、得體，邏輯是否合理，語法是否規范，標點是否正確，人名、地名、時間、數字、引文是否準確。
（5）從文件格式、體例看，行文是否正確、規范，結構是否齊全完整，層次是否清楚，詳略是否得當。
（6）從發文職權看，是否經過會商或履行了必要的討論和審批程序。經審核，符合發文條件但內容需進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送 ；不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由。對于審核中發現的問題，可提出原則性修改意見交由撰稿人去修改，也可經討論，先對原稿做具體修改，然后返回作者征求意見。文書辦理機構負責人或制發文件單位的領導人也可以直接修改。
4. 簽發
簽發指的是發文單位的領導人對經過發文審核的文稿進行最后的審定并簽署印發。
簽發人由于簽發文書內容的不同而不同。比如 ：以單位名義制發的公文，則由單位有關領導人簽發 ；以單位內設部門名義發文時，由該部門領導人簽發 ；會議決議、會議紀要由會議主持人簽發 ；等等。
重要公文和上行文由單位主要負責人簽發，而黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由授權單位主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。不論是哪種形式的簽發都具有嚴肅性和權威性，它是責任人依法行使職權的表現。
根據簽發人的身份、地位及工作程序的不同，簽發可分為 ：
（1）正簽。簽發人在法定權限內簽發文件。
（2）代簽。根據授權代替其他人簽發文件。
（3）核簽。又稱加簽，指上級負責人簽發下級單位的重要文件。
（4）會簽。兩個或兩個以上單位聯合行文時，在會商的基礎上由所有連署單位負責人履行簽發手續，不能有遺漏。
（二）注發
注發是指，定稿形成后批注制發要求，包括標注文件的發授范圍、閱讀范圍、緊急程度、秘密等級、發出時限、發送方式、發文字號及版式設計等，其作用是使簽發意見進一步具體化。
（三）校對
校對就是，以定稿為基準，對清樣或謄寫的文件里的文字、標點、格式、編排等進行全面核對檢查，糾正錯漏。
（四）繕印
繕印就是，將經領導簽發的文稿制作成書面文件的工作，包括繕寫和印刷。對付印前的文稿，要審查簽發手續 ；對繕印完畢的公文，要認真復核。除會議紀要外，公文都應當加蓋印章。以哪個單位的名義發布公文，就要加蓋哪個單位的印章 ；以領導人名義發出的公文，則由領導人親筆簽署或用簽字章。這是公文生效的憑證和標志。用印要履行批準手續，并做好記錄。印記須清晰、端正，要騎年壓月，即上不壓正文，下壓日期，年、月在印章中間。
（五）登記
登記是指，公文分發傳遞前所進行的發文項目的登錄工作，內容包括標題、文號、擬稿單位、審核人、簽發人、成文時間、印刷時間、發放范圍、閱讀范圍和級別、密級和緩急程度、印制份數、發送方式等，以保證公文傳遞的及時準確，也為日后統計查考做好備案。
（六）核發
核發是指，公文印制完畢，對文字、格式和印刷質量進行檢查后分裝發出的工作。
第一，要清點核對公文印數，正確填寫封套封面，對公文分揀裝封。有密級的或急件，要加蓋專用印戳。
第二，將已封裝的公文通過特定的方式傳遞給受文者。一般文件可通過交換郵寄等方式發出 ；涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件單位機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。
（七）歸檔
將印制的公文正本一式兩份或三份，連同有關負責人簽署的定稿及有價值的修改稿一起立卷存檔。
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