采購項目管理是一個結構化的過程，用于定義、計劃、實施和控制活動并將活動從當前狀態(tài)過渡到未來狀態(tài)。
項目管理源于對需要實施的項目的認識。這種認識可以由宏觀因素或微觀因素產(chǎn)生。
要想成果理想，并符合干系人的需求，采購項目管理需要一系列的技能和能力、知識、流程、方法和明確概述的目標。
項目管理包括對所需成果的理解，能夠有效溝通，意識到相關的預算限制以及與人員和資源相關的挑戰(zhàn)。技術方面和團隊管理也至關重要。
項目管理是一項包攬一切的活動，需要采購專業(yè)人員以高水平的商業(yè)敏銳度進行仔細規(guī)劃，確保實現(xiàn)最終目標。
一旦意識到對項目的需求，就應該啟動項目管理流程。沒有有效的項目管理，項目的最佳結果不可能實現(xiàn)。
采購項目管理為何重要？
通過為采購活動提供強有力的和結構化的項目管理方法，可以證明這一點的重要性。
如果正確管理項目，就會獲得許多好處，包括擁有可衡量的目標，理解風險，確保流程透明化，以及在供應鏈中有更多協(xié)商改進的機會。
采購流程有哪些步驟？
在所有采購項目管理中都需要幾個相似的步驟。該模型概述了根據(jù)項目的各方面應該承擔的任務。
○開始——在項目的“開始”階段，項目管理人員應該創(chuàng)建一個商業(yè)案例，研究范圍并確定干系人。
○準備——在“準備”階段，應該完成任務，如開發(fā)甘特圖，最終確定資源，包括可用時間、最后期限、確保獲取所需技能。
○實施——在“實施”階段，需要自始至終管理團隊和確保強大領導能力等任務。
○績效管理——在“績效管理”階段，需要完成的任務包括但不限于，進行評審以評估項目是否按預算進度進行，確保項目概述的里程碑得到滿足。
○完成——在“完成”階段，雖然看起來是流程的結束，但并不是最后的階段。在“完成”階段，所承擔的任務應該包括推出最終確定的項目，尋求反饋和反思項目管理得如何。
○經(jīng)驗教訓——最后的階段是“經(jīng)驗教訓”，作為持續(xù)改進的一部分，任務非常重要。應該分析得到的反饋，接受建設性的批評。SWOT分析可以幫助理解在項目管理過程中，哪些優(yōu)勢和劣勢在內(nèi)部顯而易見，以及在外部顯現(xiàn)出什么機會和威脅。
一旦完成這些任務，改進項目管理流程的行動就可以落實到未來的采購活動中。
項目采購管理的5個主要流程
成功項目的管理都應該遵循同樣的流程。SQERT（范圍、質(zhì)量、努力、風險和時間）模型顯示了這一過程，下文將詳細解釋：
范圍：在任何項目的開始，都必須了解范圍，即需要交付什么或期望的結果是什么。
質(zhì)量：標準、等級、交付水平的期望都會涉及到的內(nèi)容，因而是關鍵。質(zhì)量可以符合一個規(guī)范或商定的標準，如ISO（國際標準化組織）。
努力：關于需要什么級別的資源。關于需要多少人，多少錢和什么技能的理解應該在這里確定和涵蓋。
風險：是SQERT模型的下個元素。應進行風險分析和評估，了解可能出現(xiàn)的挑戰(zhàn)。
時間：在這個模型中表示完成項目所需或預期的時間量，很可能包括交付的截止日期。
使采購項目管理更有效的方法
與項目的任何部分一樣，擁有合適的工具可以使采購項目管理更加有效。8MSaaS PM支持基于項目的采購。由于系統(tǒng)是基于云的，所有狀態(tài)更新，包括采購付款，都會立即反映在實時儀表板上，你可以跟蹤承包商的進度以確保項目按計劃進行。
所有項目信息集中在一頁面，管理人員可以立即關注所有事情，可以更輕松地管理多個文檔和工作流程。你不僅可以看到項目是否按計劃進行，還可以管理為該項目進行的任何采購。
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