在大學校園的管理工作中，隨著學校辦學規模的不斷擴大，學校內的很多事務也都在不斷地變化和優化。特別是隨著技術的發展，作為擔負著學校信息化應用建設、信息化項目管理、信息門戶管理等重要工作的職能部門，大學信息管理部逐步通過信息化的方式，不斷地對學校的信息化管理工作進行升級和完善。部門的工作也就遇到了一些新的需求。比如：
- 信息化項目繁多，需要加快項目進度
- 項目數據的更新和整合需要更及時
- 定制管理系統成本高，需要降本增效
- 部門資產需要更加有效管理
其實，這是很多高校在校園信息化工作中或多或少都有的問題。為解決上述問題，某大學信息管理部通過使用 SeaTable ，把各種項目工作連接起來、把系統和人員連接起來，實現數據采集、信息挖掘及分析全流程一體化，打造高效、便捷、舒適、智能的信息化智慧化校園，目前已經實現了以下幾種功能：
本文針對信息管理部的使用，整理出了一些應用場景，供大家參考使用。
應用場景
場景1：信息化項目管理
信息管理部為信息化項目提供技術支持，由于學校規模龐大，所以涉及的部門和項目很多，通過 SeaTable 建立表格，對所有的簽訂合同的項目進行一個項目集合的統一管理。
項目管理表格主體分為三個子表：
「項目跟進記錄表」：包括項目預先的計劃、項目計劃的階段狀態記錄，各階段的跟進記錄、是否按計劃完成。
「項目合同集合」：對每個項目合同的支付節點所涉及的相關合同進行記錄存檔，通過鏈接記錄與項目表格關聯，并用過濾功能設置協作人包括當前用戶，使每個人打開只能看到自己負責的項目。
「項目匯報表」：基于鏈接列，通過“鏈接公式”，將每個項目在跟進表中維護的最后一條跟進記錄鏈接過來，同步更新項目的最新狀態。
場景2：日常巡檢
通過 SeaTable 建立巡檢表格，根據巡檢工作的不同，通過子表進行分類，對于巡檢中出現故障單獨建立子表用于記錄。以此將巡檢工作規范化，數據留檔更加細致，便于后續溯源，并且通過按鈕功能對每條記錄一鍵生成PDF文件，線上線下結合使用。
基于表格建立巡檢表單，用于記錄日常巡檢工作的記錄。
場景3：信息摸排
當前的疫情環境下，人員信息摸排工作一直是痛點問題，快速、準確，不用大量人力資源來收集和匯總人員信息顯得更加重要。通過 SeaTable 的表單功能，利用級聯、條件字段對住戶信息進行摸排，完美解決了這一痛點問題，所有人提交的信息實時自動匯總到表格。
場景4：資產處理流程
信息管理部的資產，涉及各種貴重的電子設備，在每個學校中都是重要的部分，通過使用 SeaTable 建立表格，對信息化部門的資產進行管理，有效定位和記錄每一個資產位置、來源、使用狀態，通過運用表單對不同地點的需要處置的資產進行報廢申請，提交后提醒管理員進行后續工作（表單本身有發送通知的功能）。
場景5：庫存管理
除了固定資產，信息管理部門工作中還有各種消耗類資產需要通過庫房來保存和管理，為此，使用了 SeaTable 模板庫中的庫存管理模板（復制后可調整）， 實現了庫存資產的全流程管理。
庫存管理系統可以精確管理出入庫，實時掌握庫存情況并記錄庫存流水。
庫存管理表包含五個子表，分別是入庫表、出庫表、庫存流水表、庫存表、商品表。
- 「商品表」：包含商品的基礎信息，如名稱、規格、單價等。
- 「庫存表」：關聯「商品表」的基礎信息，并顯示當前庫存。
- 「入庫/出庫表」：商品基礎信息與 「庫存表」關聯，可直接選擇庫存中的商品，進行出/入庫表的錄入。
- 「庫存流水表」：通過結合使用自動化規則和腳本功能，當錄入出/入庫表后，在庫存流水表中增加一條記錄，計算出新的庫存更新到「庫存表」中。
通過使用鏈接列、鏈接公式、自動化規則和腳本功能將五個表關聯起來，每當出/入庫審批通過時 ，在庫存表查找當前庫存，計算新的庫存，并更新到庫存表，與此同時在庫存流水表記錄一條記錄。
場景6：調研反饋
信息管理部工作中，經常需要收集員工、學生等相關人員的意見和反饋，從而更好地完成校園工作。為此，使用了 SeaTable 模板庫中的調研訪談模板，實現了調研反饋的收集和自動匯總。
模板包括了兩個子表，一個是「訪談清單」，一個是「訪談記錄」。
「訪談記錄」表，能記錄多元格式的訪談數據信息，還能通過增加視圖來自動整理和快速切換查看不同角度的數據（點擊視圖▽按鈕，可查看其他視圖）；對表格里的數據進行統計分析，也比 Excel 更簡單，可以用基礎的統計功能或圖表類型更豐富的高級統計插件。
- 訪談總結：用了長文本類型，相對文本類型而言，它能在單元格里記錄很多文本內容，也能添加圖片、鏈接、表格、任務列表之類。光標指向時可顯示預覽。
- 附件：用了文件類型，用它來添加訪談聊天截圖、音視頻文件。點擊就能查看、播放、下載。
通過表格豐富的數據類型，把平時訪談、問卷調查、數據收集等涉及的各類信息都規范且便捷地記錄到了表格里，非常方便和省事。
總結
SeaTable 作為以智能表格為基礎的新型數字化平臺，基于其豐富易用的基礎功能和擴展功能，可以幫我們低成本低門檻搭建無數個業務系統和應用，不必再把大量精力花在尋找定制化的軟件系統上。使用者按需搭建，自主性更強，能快速見效。
結合本案例中的部分應用場景也可以看到，從管理需求和業務流程方面，既能滿足以效果為導向的個性化需求，也能滿足通用型的項目管理需求。比如在數據填報及協同方面，可以根據具體場景及要求的不同，按需選擇通過表單、數據收集表、通用外部應用功能來實現。對于高校及職能部門來說，不僅可以直接使用云服務，也可以私有化部署，滿足內網、數據保存到本地服務器等需求。
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