您所在的醫院有專門的檔案室嗎？醫院合同檔案是否能夠做到全面歸檔？檔案資料條款是否完整、格式是否規范？
近年來，隨著國家醫改的不斷深入，醫院參與市場經濟活動不斷增加，合同檔案的利用也日漸繁瑣，絕大部分醫院都已經構建了信息化合同檔案管理系統，在創新合同管理模式上，取得了比較好的效果。
筆者結合會博通與醫院的合作項目，搜索相關素材，為大家講述醫院合同檔案管理的具體做法。
01建立健全醫院合同檔案管理制度
醫院需根據醫院的實際情況并結合相關法律、法規和實施辦法，建立健全醫院合同檔案管理制度。
合同管理辦法的內容包括醫院各類合同的審批、簽訂、履行、監督及歸檔管理，明確了相關部門的職責、完善了合同審批、簽訂的流程。
合同檔案管理制度確定了合同材料歸檔的范圍、移交的時間、類目的設立、保管期限的劃分、歸檔合同的編目、合同檔案的開發利用等。
醫院通過制定合同檔案管理制度和工作流程，提出合同檔案的質量標準和要求，使合同檔案管理有章可循。
為確保醫院合同檔案管理的合規性，會博通醫院合同檔案管理軟件嚴格依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實施辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》、《電子檔案移交接受操作規程》等法規、制度構造功能應用。即使是非專業人員，也可以用會博通進行規范化醫院合同檔案管理。
02重視醫院合同檔案收集
合同檔案在收集的過程中，比較容易出現合同收集難、合同漏歸的現象。為提高檔案的歸檔率，需要嚴格執行合同檔案管理制度，統一合同審批、簽訂流程、確定合同專人管理，合同管理人員在合同簽訂加蓋公章環節將合同文本及相關材料進行收集，并在規定時間內將材料移交醫院綜合檔案室集中統一歸檔管理。
會博通醫院合同檔案管理系統通過廣泛的接口與知識支持技術，能夠實現與企業OA系統、ERP系統、財務系統，以及微信釘釘等各類業務系統無縫連接。
與眾多第三方系統的接口打通后，用戶可直接將流轉于第三方平臺的文件傳輸到會博通中，并實現檔案的實時統一歸檔，簡單又方便，合同漏歸的現象得到大大減少。
03加強醫院合同檔案信息化管理
隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求，傳統的合同檔案管理模式已不能滿足醫院管理的需要，合同檔案信息化是合同檔案管理的必然趨勢。
合同檔案信息化管理，要充分利用現代信息化平臺完成合同審批、會簽流程，生成合同清單，建立合同臺賬；要實現合同信息資源共享，及時為醫院經營活動提供有效的合同信息；要實現合同檔案信息的計算機錄入、檢索，使合同檔案利用更方便、快捷。
會博通醫院合同檔案管理軟件為醫院提供了豐富的流程管理功能，以往線下的檔案存儲、借閱等需要多個部門共同協作才能完成的工作，全部被搬到了線上。
你只需要編輯好文件、檔案，通過會博通的流程郵件功能，就可以將它流轉到其它用戶賬號中，省去了跑腿的時間，工作協同更高效。
04確保醫院合同檔案利用安全
醫院合同檔案至關重要，醫院在狠抓合同檔案管理質量、積極做好合同檔案的開發利用的同時，還需要確保合同檔案的保密性與安全性。
在具體行動上，有三個維度的參考：
①根據合同檔案的性質，確定合同檔案的利用權限，利用者在權限范圍內借閱合同檔案；
②運用檔案管理系統，使合同檔案的檢索更加方便快捷；
③拓寬合同檔案利用渠道，利用信息化辦公平臺，保存合同檔案電子版掃描件，供利用者查閱。
合同檔案管理是醫院管理中的重要內容，通過完善合同檔案管理制度，持續改進管理流程，創新合同檔案管理模式，加強合同檔案信息化管理，有利于提高醫院合同檔案管理的效率，為促進醫院發展提供強有力的保障。
會博通檔案管理系統滿足實體紙質檔案及數字化電子檔案從采集、整理、錄入、歸檔入庫、編研、借還到銷毀的全生命周期管理，不同類型、不同性質的檔案都能按照需求有序歸檔，清晰分類，能切實提高醫院合同檔案管理效率。
在醫藥行業綜合檔案管理應用上，會博通相繼與國藥控股山東有限公司、廣州白云山星群（藥業）股份有限公司、北部戰區總醫院等多家醫藥企業或醫院合作，研制出了與醫療應用場景相契合的檔案功能深度應用，并得到一致好評。
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