「不一樣的時間管理系列-7」GTD步驟1-清空你的大腦 收集的力量（時間管理方法GTD）

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原編：Lily| 圖：網絡

《不一樣的時間管理-7》：GTD步驟1-清空你的大腦 收集的力量

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1 為什么要收集？

我們的現狀

外界的打擾：

你的微信閃爍十幾個對話框是再正常不過的事情，

可能你正在絞盡腦汁構思一個PPT，

同時領導安排你今天必須發出一封郵件，

郵件正文剛有思路，突然有人電話催你開會，

剛要離開，微信上有人請你分享個文件……

每日周而復始的上演著，忙似乎已經成為你的口頭禪。

自我內部的困擾：

今天的事，明天的事，私人的事，工作的事…… 在腦海中浮沉

真可謂：

家事國事天下事，事事關心，

大事小事重要事，事事難了。

這所有的事情無序而龐雜的在你的腦海纏繞，

讓你心神不寧，坐立不安，無所適從

就好像帶著鐐銬跳舞，令人身心俱疲。

稍縱即逝的靈感：

就在那一閃念，你以為你可以記在腦子里，沒有刻意捕捉，

結果，就再也找尋不見，遺憾的擦肩而過了。

面對內憂外患，人生焦慮不安的來源不是事情太多，

而是有很多事情：

你該做卻沒有做，

你跟人承諾你要做卻沒有做，

在機會來的時候完美錯過再也做不成。

為了減少林林總總的遺憾，

我們就需要用工具和方法管理好我們自己，

GTD就是很好的方法之一，接下來我們開始練習使用這個工具，

第一步先要避免遺漏，就要做好收集與捕獲。

2 大腦是用來思考的，而不是用來記憶的

很多時候，我們習慣用腦來記事，這是本能反應，

也是我們從出生就慣用的方法。

仿佛所有的事情，記在心上（其實是腦子里）是天經地義的事情。

但是這么做真的是有效的嗎？

假設你今天有31件待辦事項，包括手機充值，回復Email，周末聚會安排，讀書一章，考試復習1小時，填寫財務支出記錄，預約牙醫，工位安排，禮品報備等各項事物。

如果僅僅靠腦子來記憶，我們的感覺會是怎樣？

最理想的情況，沒有遇到任何障礙或者困難，我們也許可以有驚無險的完成預期中的31件事情。現實是：只有非常小概率機會可以做到，更多的時候是我們很容易因為某一個事情過度投入，

遭遇阻礙而將其他未完成事件積壓起來。

剛開始堆積的時候，可能會有非常焦慮，

時間久一點，感覺就弱一點，“帳多了不愁”，

然而，再久一些，就可能被這種“總覺得很多事情沒有做，

但是又實在不知道從哪里開始”的壓抑感吞沒，陷入抑郁。

另外，這還只是假設所有事情的難度是一樣的，

事實上，除了這些需要花費時間去做就可以的事情，

我們還有很多需要專注思考才能理清楚到底要怎么做的事情，

而這部分可能因為我們錯誤的把大腦當做存儲器而占用了內存，

導致無法高效的去思考。

比如：你回郵件的時候，因為有件事需要同事支持的數據部分還沒有完成，不得不擱置下來，

剛要填寫財務支出記錄，被拉去開“工位安排”的會，會開了很久也沒有什么實質結論；回來繼續填寫財務支出記錄，

又想起培訓資料明天要用，得先更新，還沒更新完，領導又給了個新任務，寫個PPT,

你開始煩躁，一點思路都沒有，PPT寫不下去了，

別的工作已經不知道從哪開始了

既然我們的大腦不適合記錄，不適合填滿事件，

那我們可以把記錄的職責交給外部的系統，

可以是實物的也可以是電子的，

這樣就能為我們的大腦騰出空間來更好的思考，達到清明的狀態。

在 GTD 里面把這一步叫做收集/捕獲 ，

意思就是將大腦中的想法全部挪到外部系統中。

我們通常所做的 TODO list 其實也是做了同樣的事情。

注：

在 GTD 中大腦中的想法我們稱呼為 材料，

存放材料的外部環境叫做“收件箱”

3 收集些什么呢？

簡單的說，就是要百分百地收集所有“未竟之事”。

事無大小，無所謂是否緊要，

只要是等待處理的、需要改進的、引起你注意的事務，

所有在你腦海中閃現的，都需要收集起來，

放進一個“外部存儲器”之中——David稱作“工作籃”，

你也可以叫他“收件箱”，名稱隨你。

實際上，要想做到“百分百”清空大腦，并不像想象的那么簡單。我第一次嘗試收集，想破腦袋寫出了30多件事情，

事后才發現還是會有很多遺漏的小事情。

因為收集包括生活、家庭、工作方方面面，

全面的收集至少要50件事以上

——你要去超市買瓶水等類似的瑣事也要寫下來。

收集事件的來源

收集所有關于明天的暢想

所有的時間管理都曾提到過，

最重要的事是要找到你的人生方向，設定你的人生目標，

所有跟你人生目標息息相關的事情都是最重要的事，

這些事是不能忽略的，也就是說：我們要抬頭看路。

關于設定人生目標的N種方法，可以參見文末“附錄”，

先分享給大家一個比較簡單的方法，

就是制定自己的《101個夢想清單》，

參考維度

平衡人生

個人成長、自我實現、職業發展、財務、健康、家庭、娛樂、朋友與重要他人8個重要的人生維度，每個維度寫1-3件你要做的事。

• 比如因為看到有朋友去希臘玩，覺得他發的照片很美，有機會一定要去希臘旅行！收集到自己的夢想清單里來；
• 比如每周讀一本書，覺得這樣才圓滿，OK,加入自己夢想清單；
• 比如看了《喬布斯傳》決定創辦一家偉大的公司，也要加進清單；
• 比如媽媽的生日快到了，給她挑一件心儀的禮物，加入清單，等等

自己的夢想清單，一定要不斷的去更新不管多么天馬行空的想法，

只要覺得他能讓自己的生命變得更多彩，就先收集進來！

未來不一定真的付諸實踐，只是想想而已，也需要收集嗎？

是的——

即使是僅存在于內心的“也許”、“應該”、“將要”，

也會造成非理性的無法排解的全天候壓力。

收集所有當下的存在

收集任何引起我們注意力的事情，

收集的時候不做任何的判斷，先收集下來再說。

• 比如，你在工作的時候，同事告訴你你有一個文檔處理錯了，需要修改一下，這件事情不是非常重要也不是非常緊急的，你就先記下來：“a項目文檔有錯誤，需要修改”，然后繼續做當下的事；

• 比如，你突然想到要買一個鍵盤，但是現在沒時間去上網看，況且是在上班時候，你就可以記下來：“買鍵盤”，然后繼續做當下的事；
• 比如，你處理現在的工作時，發現一個相同的問題c項目也要驗證一下問題適否存在，你就可以記下來：“驗證c項目是否存在xx問題”，然后繼續做當下的事；

由于記錄一般只是至多幾十秒的事，并不會打斷當前在做的事。

可是，難道不需要把一件事放在腦子里多琢磨下？

——對于一件事情，不需要進行兩次相同的思考，

除非你喜歡重復。

收集昨天的未完成

回顧一下昨天乃至以前還沒有做完的事情，全部收集起來。

比如：

①項目：準備啟及動已經啟動的項目的未完成

②溝通：與客戶、老板同事、的溝通跟進

③學習：知識、資料、書籍，技能的查漏補缺

靈感的捕捉，你想要留下的一切

• 微信：不要幻想好的微信內容收藏了，就真正對你有用了。日子不用太久，再想找到你當時收藏的微信，就要找很長時間，說不定還找不到，這樣的收藏，其實沒什么價值。
• 網頁：在網上看到精彩的文章和博客，可以收藏下來，放在收藏夾里，沒問題的，但是真正想要用的時候，再看第二遍的機會有多少，只有自己知道。
• 文字：文字這種東西和文件不一樣，一個文件可能會保存在word文檔或PDF中，但是散落在微信、微博私信、QQ中的聯系方式，重要信息，大多數是以文字出現的。
• 他們和文件不一樣，文件可以保存在硬盤里，而這些文字如果不經過集中處理，唯一找到他們的方式就是打開那些應用程序，例如手機、QQ、微博、微信，等我們找到他們的時候，思緒都不知道飄到哪里去了。
• 圖片：現在很多人會大量應用截圖，因為更直觀。用在線相冊瀏覽圖片現在越來越流行，其中之一就是因為可以進行方便的預覽，相比相片存在電腦里，會更容易看到圖片的內容，所以對與圖片的收集，再也不是僅僅存在電腦里那么簡單。
• 文件：word文檔、PDF、PPT這些都是以文件形式存在，視頻、音頻也是以文件形式存在，
• 這些也是需要建立秩序，散落在各個角落的文件，會造成我們的心煩意亂。
• 郵件：郵件狂人每天收到上百封郵件，有些郵件是簡單的信息處理完就可以了，有些信息需要轉化為行動，或包含某些項目的關鍵少量信息，而有些郵件卻是我們的經驗庫和知識庫，這些郵件你當然可以建立自己的各種文件夾，當然也可以單獨處理。

收集一切會影響注意力的事物，

將其歸納入一個可靠的系統里，從而騰空大腦，虛位以待，

讓個人進入心靜如水的狀態，

從而能夠完美的應對外部環境的變化和挑戰。

3 收集的工具

工欲善其事必先利其器，想要做好收集，先準備好收集的工具。

實物類：筆、本、便簽紙、即時貼、文件夾、收集箱

筆記本 便利貼：收集雜事和偶發靈感，隨時收集，收集速度最快，一般在辦公桌上使用。此收集工具也可以用便簽紙 風琴夾工具代替

現在，開始在準備好的便簽紙上，寫下你想要做的所有事項，一張紙只許寫一件事，即使是你想買鹽和醬油，也要分兩紙來寫。

電子虛擬類：印象筆記Evernote、有道云筆記

印象筆記在項目管理的資料收集，以及個人知識管理的知識庫方面，有著得天獨厚的優勢，如果用印象筆記收集信息，就很好的和項目管理，個人知識管理相結合了。

• 用印象筆記收集文字、圖片、文件以及微博、微信、郵件的信息
• 綁定我的印象筆記，收集微博和微信的信息：印象筆記對微博和微信收集碎片信息的支持做的很好，在微博、微信上看到的信息，都可以通過”我的印象筆記“來進行收藏，這樣，微博和微信上零散的信息，就進入了統一的入口。
• 用”剪藏’、“悅讀”工具收集網頁上的信息和圖片：在網絡上看到好的文章、圖片或者是某些文字，可以用“悅讀”、“剪藏”工具直接收集到印象筆記的默認筆記本里，在這里提一下，我們可以把印象筆記的默認筆記本，建立成一個“收集箱”，存放還沒有被處理的信息，這和我們平時說到的收集箱是一個概念。
• 印象筆記默認筆記本：這個筆記本可以隨時收集文字信息，無論是錄入的，還是復制粘貼的，例如從qq上復制下來一個簡短的信息，這樣零散的信息也有了去處。
• 印象筆記客戶端：PC端、手機端、微信入口可以互通有無

另外：有個叫做EverMemo的軟件，可以讓你更快速的收集，

他的作用即使能夠快速的打開一個軟件，然后把信息收集到印象筆記里。例如我的印象筆記由于有接近5000條筆記，

所以我在印象筆記打開時候設置了密碼，

如果使用手機客戶端做收集工具，無疑會慢一些，

但是使用EverMemo，就可以很快打開，

只要把文字復制粘貼進去就可以了，速度非?？臁?/p>

當然這不是必須的，沒有也ok。

云端：百度云、花瓣網

印象筆記在收集圖片、文字以及文件上有很大的優勢，

如果是高級賬戶，每個月1G的上傳量，以及單條筆記100M的容量，足夠你去使用。

但是一些大一些的文件、視頻如果存在印象筆記，不免有些麻煩，所以我會選擇百度相冊和百度云。

• 百度云：收集視頻、聲音和一些大的文件會很方便。在手機上裝一個百度云客戶端，然后設置一個相冊自動備份，那樣你手機里的相片就可以自動備份到百度云了，當然在電腦上也裝一個客戶端，這樣就輕松的實現了手機和電腦的同步，通過百度云這樣的云存儲工具，讓手機里的圖片也有了集中的去處。
• 百度相冊：百度相冊和百度云占用的是同樣的云存儲空間，在預覽相片方面，使用在線相冊會比把圖片直接放在本地更有優勢，而且如果圖片多了，也不好整理。按照拍照地點，拍照項目（例如某年某月臺灣自由行）進行相冊的定義，也會讓自己的圖片更有條理。
• 花瓣網：看到一些有創意的圖片，可以直接利用花瓣網的網頁插件把圖片保存到花瓣網的相冊中，等到以后寫文章，或者微信圖文需要配圖的時候，就不會那么復雜了。
• Doit.im：手機和電腦上的收集箱，有任何想法都可以隨時收集下來。在電腦上高級用戶可以使用客戶端快捷鍵直接調出收集箱，快速收集，手機也同理。

無論一個小記事本，智能電話，或者是一個Moleskine記事本（一個備受推崇的無酸紙品牌筆記本）。

這些工具都有他們的好處，但他們都有各自優缺點。

我個人比較喜歡簡約的活頁記事本，

因為它可以隨身攜帶，還可以根據個人的需要隨時修改。

選擇你喜歡的工具就好。

收集的貼士

• 便攜：無論你使用的是什么收集工具，可以便攜，可以隨時隨地捕獲記錄下任何想法就好。
• 速記：隨時快速的記下你的想法。即使你沒有忘記，也需要努力回憶，占用了你大腦的帶寬，這樣你就無法集中注意力去做好手頭中的工作。
• 整理：隨時整理你的備忘錄。如果你只是將自己的想法寫 下來，卻沒有將他們付諸于實際行動，那將前功盡棄。
• 厘清：建議把記錄系統和行動系統分開。這樣就不會混淆。
• 堅持：如果出現疏漏，重新開始即可。缺一段沒什么大不了。

GTD和其它技能一樣，都要經歷一個從簡到繁，從易入難的過程，只要每天反復練習收集的過程，就可以逐漸提高收集的比例，可以感受到自己越來越安心，就能激勵自己更好的重復收集的過程，從而形成收集的習慣，這比收集了什么，收集了多少更重要。

附錄

關于設定人生目標的N種方法請點擊文末“閱讀原文”

《如何找到你的人生目標-倒推法 》

《如何找到你的人生目標-平衡輪》

《如何找到你的人生目標-自由書寫》