為規范公司檔案管理，增強檔案的實用性和有效性，理順各類文書、資料的收集、整理、保管等工作程序，特制定本規定。
一、立卷歸檔范圍
1、上級機關頒發的法律命令、指示、決定、決議、通知、信息、專項會議紀要及各類政策法規；
2、公司向上級機關的請示、報告、工作計劃及對下級部門的批復；
3、公司重大事宜會議記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、職務任免、獎懲及公司的各項制度、規定）；
4、公司內部及與有關單位往來的文件、協議及各類合同文書；
5、公司制訂的工作計劃、統計報表、財務、工程預決算及工作總結；
6、公司主持召開的各種專業會議所形成的領導講話、文件資料和會議紀要；公司參加外單位或上級機關召開的會議所帶回需貫徹執行的文件材料；
7、公司技術改造、科研攻關申報項目的技術資料、土建工程和自制設備的技術資料與圖紙；
8、其它直接記述和反映公司及部門經營管理與職能活動的，具有現實和長遠參考價值的有效證券、證照（包括文字、電子文件、圖樣、照片、實物等）。
二、歸檔程序
1、公司歸檔文件、資料實行“季度歸檔”及年度歸檔制度，即每年的四、七、十和次年的一月為檔案資料歸檔期；
2、歸檔期內，由檔案管理員分別向各部門主管收集應該歸檔的原始資料，各部門應予積極配合和支持；
3、生產、基建、科研活動中形成的文件資料，分別由產品生產、科研課題、工程項目、設備采購和維修負責人指定專人負責積累，整理后歸檔；
4、經營管理及行政、群團組織日常工作中形成的文件資料，由辦公室或業務部門按其管轄范圍指定專人負責收集，整理后歸檔；
5、各部門專用的收、發文件資料和信函，按文件的密級確定是否歸檔；凡機密以上的文件必須按《保密制度》要求予以歸檔。
三、歸檔要求
1、歸檔文件、資料必須齊全完整，照片、錄音、錄像必須同詳細文字說明材料一起歸檔；
2、歸檔文件、資料必須經過系統整理，應準確地反映生產、基建、科研、技術、質量、人事、財務、經營管理等各項活動的真實內容與歷史過程，符合自然形成規律；
3、歸檔文件、資料必須是原件，具有重大意義的文件應同時保存歷次變更修改件，重要的或利用頻率高的文件、資料可根據需求復制若干備份歸檔；
4、文件、資料歸檔時，交接簽字手續完備。其制成材料易于長久保存，禁用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、復寫紙等制成文件、資料歸檔；電子文件歸檔時實行“雙套制”，即將電子文件制作相應的紙質拷貝件與光盤同時存檔；
5、歸檔文件、資料應按《檔案法》和公司《保密制度》要求進行分類，立卷保存。案卷標題簡明扼要，并確定保管期限，原則上分為永久長期（十五年以上）、短期（十五年以下）兩種。
四、文件的查閱與銷毀
1、查閱、調用檔案室文件資料，嚴格遵照《保密管理制度》執行，認真履行查閱審批程序，密件原則上不得查閱或調用。特殊情況時，須由總經理批準同意，并嚴格控制知悉范圍；
2、檔案室除專職檔案管理員外，其他任何人不得進入；檔案管理員應隨時檢查檔案室的溫濕度控制與防火、防盜情況、確保其安全無患；
3、對于多余、重復、過時失去保存價值的文件，檔案管理員應定期登記、清理、造冊，報請上級領導批準，按《保密管理制度》的規定方式予以銷毀。任何部門或個人無權擅自處理。
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