會議室是每個企業設施必不可少的一個部分，日常會議是必要的一個工作環節，是企業發展交流成長的平臺，可想而知，會議室對于一個企業來說是多么重要。不過很多企業都會存在這種問題，會議室使用不規范、出現使用沖突、資源浪費等問題，有時會議室一直空著，有時又出現同個時間段都要用會議室，會議安排、會議室使用協調上出了問題。為了避免出現這樣的情況，針對企業會議室管理，市面上推出了一款會議預約管理系統。
尤其是大型企業集團，部門員工人數眾多，對會議室的需求量大，如果單純靠人工管理會議室，安排會議室、提供會議資源，只能通過人跟人之間的口頭溝通，或者書面溝通，工作量大且容易出現失誤。再加上會議室數量多，不能一下統計好每個會議室的預約使用時間，有些預約了會議室，又因為事情耽誤了，要延遲，導致資源浪費，這對于行政人員也是件頭疼的事。
雖然有些企業已經開始用智能化辦公系統，或者是專人管理，通過電腦數據可以將會議室管理更精準化些，但是還不足以真正對會議室管理起到決定性的作用。加上現在企業都有自己的微信公眾號、釘釘、OA辦公系統、郵件系統、中控系統等，會議室預約管理系統還支持與第三方系統聯動，實現統一運營管理，真正意義上的智慧化辦公。
綜合部門辦公室、人員座位、時間、工作安排上，會議組織者很難對所有員工的時間、會議需求全面掌控，有時會導致會議預約后，不能及時開始，會議組織效率低。會議預約系統，待會議申請審批通過后，系統會以短信或者郵件的方式，發送會議參加通知給每位參會人員，提醒參會人員準時參加。會議開始提前到場，二維碼或者人臉方式進行會議簽到，系統統計到場參會人員。
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