集團會議管理制度（24頁）2041103
第一章 總則
第一條 為進一步規(guī)范公司會議管理，不斷提高會議質(zhì)量和效率，有效降低會議成本，結(jié)合公司實際，特制定本制度。
第二條 會議管理的原則：精簡、高效、務(wù)實、注重結(jié)果。
第三條 本制度明確了公司會議的種類、會議的組織、會務(wù)的管理等工作相關(guān)內(nèi)容，適用于公司各種類型的會議。其中，合資公司會議管理需遵從所在企業(yè)的有關(guān)規(guī)定。
第四條 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司級會議、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議或各級黨委政府（有關(guān)部門）召集企業(yè)有關(guān)人員參加的會議不受此限。
第五條 會議提擬人或主辦單位、部門負責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。
第六條 集團公司行政中心負責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的實施監(jiān)督。
第二章 公司會議的種類
第七條 公司舉行的會議按周期分為兩類。
（一）定期會議：指公司及下屬各單位、部門按照規(guī)定定期召開的會議。如：每周例會、半年工作會議、年度總結(jié)表彰大會等。
（二）不定期會議：召開時間沒有特別規(guī)定，根據(jù)實際需要隨時召開的會議。
第八條 公司舉行的會議按級別分為五類：
（一）公司級會議：主要包括董事長（總裁）辦公會、股東大會、半年工作會、年度總結(jié)表彰大會、年終述職會、職代會、黨內(nèi)民主生活會等；
（二）專題性會議：公司生產(chǎn)、建設(shè)、營銷、技術(shù)、財務(wù)、人事、采購、安全等業(yè)務(wù)綜合會（如經(jīng)營分析會、生產(chǎn)調(diào)度會、安全生產(chǎn)工作會等）；
（三）部門（單位）會議：各分子公司、加油站、集團各職能部室召開的工作會；
（四）班組（小組）會：由各黨、工、婦、團小組會，項目組、工作組及其他班組小組會議；
（五）上級或外單位在公司召開的會議：接待會、現(xiàn)場會、報告會、辦公會、業(yè)務(wù)會、商務(wù)會（如洽談會、座談會、推介會、聯(lián)誼會等）。
第三章 公司會議的提擬與審批
第九條 公司各類定期會議無須提交和審批。
第十條 公司臨時行政會議、公司年度有關(guān)會議由集團公司總裁直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦單位或部門負責(zé)人提擬，會議層次由集團公司總裁批準(zhǔn)。
第十一條 單位和部門會議由各單位、部門自行安排，會議時間、地點、參加人員等，不得與公司級會議沖突。
第十二條 具體提案和審批情況如下：
（一）公司級會議：報請集團公司董事長、總裁或書記批準(zhǔn)后，由集團公司行政中心負責(zé)組織召開；
（二）專題性會議：由集團公司總裁或副總裁批準(zhǔn)，由有關(guān)單位或業(yè)務(wù)部門負責(zé)組織；
（三）部門（單位）會議：由各分子公司、加油站、集團職能部室主要負責(zé)人批準(zhǔn)，由有關(guān)單位或部門負責(zé)組織；
（四）班組（小組）會：由各黨、工、婦、團小組長，項目組、工作組決定并主持召開；
（五）上級或外單位在公司召開的會議：由各單位行政部門受理安排，并報請集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，會議或接待層次較高的須報請集團公司董事長審批，有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門或相關(guān)單位、集團公司行政中心協(xié)助做好會務(wù)工作。
第十三條 凡列入公司年度計劃的會議（見附件1）如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前3天完成會議提擬和報批手續(xù)，并通知集團公司行政中心調(diào)整會議計劃；未經(jīng)報批同意，任何人不得隨意打亂正常的會議計劃。
第四章 公司會議會前準(zhǔn)備
第十四條 會議通知遵照以下規(guī)定：
（一）已列入公司計劃的會議，期中無調(diào)整的，不再另行通知，由相關(guān)組織單位和部門按計劃直接通知與會人；
（二）屬下列情況之一者，按“誰提擬、誰通知”的原則進行會議通知：
1．未列入會議計劃而臨時提前出的會議；
2．雖然已列入例會計劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；
3．其它提擬人認為應(yīng)另行通知的情況。
（三）會議通知一般應(yīng)提前2天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；
（四）會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議或涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，應(yīng)進行書面通知，并輔以電話通知。
第十五條 會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：
（一）按照“議題明確、重點突出、務(wù)實高效”的原則，會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；其中，屬于集體討論類型的會議（如跨部門的溝通協(xié)調(diào)會、專題討論會等），各單位、部門應(yīng)在會議召開前2天，按要求將所需在會上討論的議題（見附件2）報送至?xí)h提擬部門，由會議提擬部門對各種議題進行總結(jié)歸納，列出討論提綱（見附件3），并大致分配各項議題的討論時間，所有議題討論時間總和最長不超過3小時。在會議開始前1天將會議議題等相關(guān)資料發(fā)于所有參會人員。其他會議根據(jù)實際情況，提前或現(xiàn)場將會議所需文件材料準(zhǔn)確分發(fā)到與會人員。
（二）會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)根據(jù)會議通知要求或領(lǐng)導(dǎo)要求，在會議開始前1天做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實會場、會場布置、會議器材、茶具茶水、錄音（像）、安保通勤等會議所需的各種設(shè)施、用品等，同時，要做好會場照明、通風(fēng)、溫度控制等工作。
（三）集團公司召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口集團公司行政中心負責(zé)。
（四）各單位、各部門在集團公司召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向集團公司行政中心書面提出，并統(tǒng)籌安排。
（五）會議開始前，參會人員應(yīng)自覺準(zhǔn)備好記事本、鋼筆（簽字筆）等會議記錄工具；對于公司級會議，集團公司文秘人員須額外準(zhǔn)備好錄音筆。
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