本篇文章暨 CSDN《中國 101 計劃》系列數字化轉型場景之一。
《中國 101 計劃——探索企業數字化發展新生態》為 CSDN 聯合《新程序員》、GitCode.net 開源代碼倉共同策劃推出的系列活動，尋訪一百零一個數字化轉型場景，聚合呈現并開通評選通道，助力企業數字化生態體系建設。
場景解讀
在以往傳統的情況下，文件、檔案都是以紙質的形式保存的，這難免會存在一些問題——檔案逐年增加，管理上存在一定難度；同時會給查閱帶來一定的困擾。
如今隨著電子印章的廣泛使用，越來越多的企業選擇將傳統文件轉換為電子文件，這樣雖然使簽字蓋章更加便捷，但由于業務分散，數據往往不在同一個系統中，這無疑會給歸檔整理增添負擔，時間長了甚至容易造成丟失。
近幾年，在數字化的大背景下，國家對檔案管理提出了新的倡議，并出臺了相關政策，明確電子檔案和傳統載體檔案具有同等法律效力。不難看出，檔案管理的數字化趨勢在加劇，以后有可能檔案可以單獨以電子形式歸檔。
傳統走向新生，往往都不是一蹴而就的，在檔案管理數字化轉型的過程中，各個階段都會出現不同的挑戰——
- 如何自動接收來自不同系統的電子檔案？
- 電子檔案與紙質檔案如何統一管理？
- 怎樣在大量的檔案文件中精準查閱和高效利用？
- 如何確保歸檔后的文件永久封存、不被篡改？
- 從生成到歸檔的過程怎樣把控？是否可以追蹤記錄？
對此，泛微檔案管理專家陳馳認為：新形勢下的檔案管理意味著，從檔案的生成、整理、查詢、利用、鑒定到銷毀，整個生命周期都做到電子化，并且通過一些技術手段實現所有歸檔數據防篡改，從而構建一個讓數字化成果永久封存、可查可驗的電子檔案管理平臺。
數字化賦能
場景一：統一管理，所有文件可歸檔到一個檔案中心，為不同角色提供服務
檔案管理通常會涉及多個部門、多個崗位，因此需要將分散在各個功能模塊的數據抽取出來，集中匯總，再根據不同崗位、不同角色進行推送。
比如對檔案管理員來說，檔案的接收和整理是最重要的，同時能夠及時處理借閱申請、實時掌握檔案庫的使用情況；普通員工最關心的是檔案的快速查閱和利用，也希望能查看歷史記錄；而系統管理員更注重對系統整體運行情況的實時監測，以確保及時調整需求。
場景二：全生命周期管理，實現從檔案的收集、整理、利用、鑒定、銷毀等全程電子化
在檔案接收階段，當文件審批流程結束后，可將文件歸入相應的接收庫中；紙質檔案可以以掃描、影像文件的形式上傳。檔案管理員可對接收文件所屬的目錄號、文號、文件順序號、保管期限、責任人等信息進行補充整理。
在檔案整理階段，可以預設規則實現自動排序、組卷、編號等。另外重要的一點是針對檔案元數據的管理，元數據描述了檔案的內容、結構、背景以及管理過程，為了確保其真實性、完整性、可用性、可靠性，系統可對其進行四性檢測并生成報告，這樣進一步確保了檔案工作的安全、嚴謹。
對于檔案的借閱，用戶可通過檢索找到所需檔案，申請借閱；審批通過后可在線預覽或下載帶有水印加注的文件。同時，所有的借閱、查看、下載次數會留痕，對管理員可見。
關于檔案的鑒定和銷毀，系統將提供智能化服務，對檔案價值進行分析，確定保存期限，并能檢索出即將到期的檔案，待確認后進行銷毀，這個記錄也會被永久保存。
場景三：自動收集各個異構系統歸檔文件和數據，實現 100% 歸檔，并對用戶行為存檔
電子檔案管理系統應支持通過批量導入、手動導入或接口集成的方式從異構系統收集各類檔案，比如人事檔案中人員相關的履歷、任免等材料以附件的形式歸檔。這樣通過相應的可視化配置，快速集成來自 OA、ERP、CRM、HR 等各個異構系統的檔案數據，實現 100% 歸檔。
此外，用戶行為存檔是指對檔案的收集、整理、利用、檢索、查看、下載、維護等操作留痕，系統會對這些日志記錄添加數字簽名后再次存證，確保所有操作有跡可循，有效防止內容篡改。
場景四：針對財會檔案，滿足電子會計憑證的管理需求
財務會計檔案是反映企業經濟業務發生情況的重要證據，在管理上應極其重視。
以憑證檔案為例，當 OA 中的費用報銷流程審批結束后，系統會根據年月自動接收到對應的門類下，而與該報銷相關的記賬憑證、單據、電子發票等以版式文件形式存入檔案系統。
如此一來，原本分散在 OA、財務、銀行系統的各類憑證會關聯起來，管理、使用起來更便捷。
企業數字化之路已開啟
如今，數字化辦公已經走進各行各業，這不僅推動了企業電子化、智能化的轉型，更多的是利用數字化思維來進行系統化、體系化、結構化思考，這樣的轉變，才能推動組織結構、人均效能的升級，促進各組織間的協同管理。
由此可見，數字化開啟了人類社會的第四次工業革命，產業全面數字化已是必然趨勢。為此，CSDN 聯合多家企業，全新推出《企業數字化之路》系列專欄，著眼于認知、管理、運營經營、決策等數字化轉型場景，賦能產業變革、降本增效。
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