在我們日常工作中，會議是一種常用的溝通、協調及解決問題的一種形式。
作為會議的組織者和主持者，經常為會議效率不高、參會人員抱怨多、參會人員參與熱情不足、會議會程久拖不決等問題所困擾，會議安排和會議主持的細節上屢次出現瑕疵，給參會人員留下不好的影響，甚至影響自身的形象。
為了幫助企業會議管理人員全面提升會議效率，香港中文大學（深圳）特意邀請到了行政管理專家——王曉瓏老師展開四期《高級會議管理》培訓。
王曉瓏老師曾任柯達(中國)行政主任、采購經理、內訓講師、總經理秘書，有14年資深的行政管理與高端商務實踐經驗，精通大型會議、活動策劃及組織工作。2021年香港中文大學曾邀請王曉瓏老師舉行過一期《高級會議管理》培訓，學員反饋很好，這次特返聘王曉瓏老師講授四期《高級會議管理》培訓，本次培訓為第一期。
因疫情影響，本次培訓以線上直播的方式展開，王曉瓏老師在培訓正式開始前，向學員們拋出問題“什么是會議？為什么要開會？”，王老師認為舉行會議無外乎是為了：解決問題、做出決策、推進工作、達成共識、建立信任、鼓舞士氣。因為只有通過會議，才能把領導層的決策和思路通過各層級領導逐級貫徹到一線人員，使得組織上下對未來的動作能夠清晰明了。
接著王曉瓏老師表示，會議雖是管理的必備工具，但會議的成本卻常常被忽略。很多管理者，只知道開會，卻不能解決根本的問題，給組織就成了巨大的浪費。
怎么做到高效開會呢？王老師認為首先要建立好機制，梳理出標準化的會議流程，會前、會中、會后做什么都要一一規劃好。其中會前的準備工作尤其重要。
課堂上，王老師拿出會議準備的常用工具：5W1H：WHO——會議對象；WHEN——會議時間；WHERE——會議地點；WHAT——會議主題；WHY——會議期望達成的結果；HOW——會議大致議程。每開一個會都要做好充分準備，會議主題需明確，不開無主題之會，不開無目的之會。根據會議主題，確定參會人員，無關人員不通知，關鍵人員必須到場。選好會議地點，會場選在受外部影響較少的地方。時間，地點等情況，都要充分考慮…
學習的時間總是過的很快，培訓將近尾聲時，學員們都意猶未盡的樣子，讓我們一起期待后續的幾期的培訓。
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